ГОСТ Р 70216-2022 Конгрессная деятельность. Основные положения

ГОСТ Р 70216-2022

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

КОНГРЕССНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Основные положения

Congress activity. Basic provisions

ОКС 03.080.30

Дата введения 2022-09-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Российским союзом выставок и ярмарок (РСВЯ), Обществом с ограниченной ответственностью "ВНИЦ Р-н-С" (Выставочный научно-исследовательский центр R&C)

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 163 "Выставочная, ярмарочная и конгрессная деятельность"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15 июля 2022 г. N 636-ст

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.rst.gov.ru)

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает основные положения в области конгрессной деятельности.

Настоящий стандарт распространяется на организации различных организационно-правовых форм, а также индивидуальных предпринимателей, осуществляющих конгрессную деятельность и предоставляющих конгрессные услуги.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 32608 Деятельность выставочно-ярмарочная. Термины и определения

ГОСТ Р 53524 Конгрессная деятельность. Термины и определения

ГОСТ Р 54869 Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом

ГОСТ Р 56765 Деятельность выставочно-ярмарочная. Основные положения

ГОСТ Р ИСО 20121 Системы менеджмента устойчивого развития. Требования и практическое руководство по менеджменту устойчивости событий

Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ 32608, ГОСТ Р 53524, ГОСТ Р 56765, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 профессиональные организаторы конгрессных мероприятий: Организации различной формы собственности, для которых организация конгрессных мероприятий является основной деятельностью.

3.2 ротируемые мероприятия: Международные конгрессы, конференции, симпозиумы, которые проводятся в мире ежегодно, один раз в два года или в несколько лет, в определенном регионе, не менее трех раз в трех странах, а общее количество участников составляет не менее 50 человек.

4 Общие положения

4.1 Конгрессная деятельность представляет собой самостоятельную отрасль экономики (индустрию встреч, отрасль деловых мероприятий), объединяющую совокупность предприятий (организаторов, операторов, конгрессных бюро, поставщиков сопутствующих услуг, специализированной инфраструктуры), занятых организацией и проведением деловых мероприятий.

Конгрессная деятельность соотносится с деловым туризмом. Участники конгрессных мероприятий формируют дополнительные туристические потоки, совершая поездки с целью посещения кон- грессных мероприятий.

Конгрессная деятельность нацелена на содействие устойчивому социально-экономическому и инновационному развитию экономики Российской Федерации, а также на формирование положительного имиджа Российской Федерации в мире.

4.2 Мероприятия, услуги и виды деятельности, реализуемые в рамках конгрессной деятельности, приведены в общероссийских классификаторах видов экономической деятельности, продукции и услуг, принятых и действующих в установленном порядке.

4.3 Конгрессные мероприятия не относятся к категории массовых мероприятий.

4.4 Конгрессная деятельность может быть осуществлена как на основе взаимодействия хозяйствующих субъектов, так и на основе федеральных и региональных инициатив, а также на базе государственно-частного партнерства, представляющего взаимодействие публичного и частного партнеров в области конгрессной деятельности в сфере финансирования, владения и эксплуатации конгрессной недвижимости, строительства в соответствии с установленными правовыми нормами.

4.5 Конгрессную деятельность осуществляют на основе договоров между субъектами рынка.

4.6 Конгрессная деятельность должна быть осуществлена в соответствии с законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации, с международными, региональными, межгосударственными и национальными стандартами, международными документами, регулирующими конгрессную деятельность, участницей которых является Российская Федерация, соглашениями о сотрудничестве между Торгово-промышленной палатой Российской Федерации и палатами других стран, а также между партнерскими организациями за рубежом.

4.7 Конгрессные мероприятия обладают всеми основными признаками проектов: уникальностью, наличием цели, ограниченностью во времени и ресурсах, комплексностью и необходимостью разграничения, специфичностью каждого проекта, наличием команды исполнителей проекта. Поэтому при управлении конгрессным мероприятием применяют требования проектного управления согласно ГОСТ Р 54869.

4.8 Основными технологическими этапами подготовки и проведения конгрессного мероприятия являются следующие:

- разработка концепции и программы конгрессного мероприятия.

На первом этапе осуществляют формирование программного комитета и подготовку архитектуры деловой программы, которая объединяет контент мероприятия (ключевая тематика и сопутствующие тематические блоки) и формат мероприятия (основная программа, мероприятия-сателлиты, партнерские программы). После этого детализируется программа конгрессного мероприятия, включающая деловую часть, выставочную часть, образовательную часть, культурную часть конгрессного мероприятия;

- подбор и взаимодействие с докладчиками.

В соответствии с архитектурой деловой программы и программой деловой части осуществляют поиск, приглашение, уточнение тем и условий выступлений модераторов и спикеров;

- работа со спонсорами.

Привлечение в качестве партнеров и спонсоров заинтересованных юридических и физических лиц для оказания поддержки конгрессному мероприятию;

- продвижение конгрессного мероприятия.

Продвижение конгрессного мероприятия предусматривает создание бренда конгрессного мероприятия, оказание комплекса маркетинговых и информационных услуг, нацеленных на успешное проведение конгрессного мероприятия;

- привлечение и регистрация участников на конгрессное мероприятие.

На данном этапе потенциальным участникам предоставляется информация о тематике и программе конгрессного мероприятия, условиях участия, сумме регистрационных взносов. Далее осуществляют оформление договорных отношений по участию в конгрессном мероприятии;

- подбор и подготовка места проведения.

В соответствии с параметрами конгрессного мероприятия, структурой и требованиями заказчика осуществляют поиск и отбор потенциального места проведения конгрессного мероприятия;

- материально-техническое обеспечение конгрессного мероприятия.

В соответствии с параметрами конгрессного мероприятия, структурой и требованиями заказчика осуществляют возведение временных зданий и сооружений, подбор и аренду оборудования, привлечение необходимого персонала для проведения конгрессного мероприятия.

5 Цели, объекты и субъекты конгрессной деятельности

5.1 Основными целями конгрессной деятельности являются:

- продвижение российских товаров, услуг и результатов научно-исследовательской и образовательной деятельности на внутренние и внешние рынки, поиск новых каналов сбыта;

- демонстрация новейших технологий и достижений в области современной науки и техники;

- содействие решению задач по индустриальной модернизации и повышению конкурентоспособности национальной экономики;

- содействие развитию торгово-экономического, научно-технического и инвестиционного сотрудничества Российской Федерации с зарубежными странами;

- формирование бизнес-имиджа России как государства с благоприятным деловым и инвестиционным климатом.

5.2 Основой инфраструктуры конгрессной деятельности являются специализированные объекты конгрессной недвижимости, конгресс-центры.

5.3 Субъектами (участниками рынка) конгрессной деятельности являются организаторы, конгрессные бюро, собственники конгресс-центров, операторы, сервис-провайдеры, делегаты, спонсоры, партнеры и участники конгрессных мероприятий.

5.4 Организаторами конгрессной деятельности могут быть:

- федеральные органы государственной власти и органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления;

- Торгово-промышленная палата Российской Федерации и региональные торгово-промышленные палаты;

- конгрессные бюро;

- ассоциации (межрегиональные ассоциации экономического взаимодействия субъектов Российской Федерации и отраслевые ассоциации);

- профессиональные организаторы конгрессных мероприятий (организации различной формы собственности, для которых организация конгрессных мероприятий является основной деятельностью);

- прочие организации различной формы собственности, для которых организация конгрессных мероприятий не является основной деятельностью.

5.5 Конгрессное бюро (национальное, региональное) создается с целью формирования и продвижения позитивного образа города, региона, субъекта федерации, Российской Федерации в целом как территории с благоприятным деловым и инвестиционным климатом, в том числе решая следующие задачи:

- развитие конгрессной деятельности в городе, регионе, субъекте Российской Федерации, Российской Федерации в целом;

- продвижение города, региона, субъекта Российской Федерации, Российской Федерации в целом как направления для организации деловых мероприятий на международном уровне;

- повышение образовательного уровня участников региональной (национальной) конгрессной отрасли;

- оказание содействия региональным (национальным) участникам конгрессной отрасли в выходе на международный рынок;

- привлечение в город, регион, субъект федерации, Российскую Федерацию в целом ротируемых мероприятий;

- представление города, региона, субъекта федерации, Российской Федерации в целом на уровне крупнейших туристических ассоциаций и ассоциаций конгрессной отрасли;

- организация сбора статистики о конгрессной отрасли и формирование отчетности;

- оценка и аккредитация организаций, являющихся поставщиками услуг для реализации конгрессной деятельности;

- организация в регионе информационных туров и инспекционных визитов для заказчиков и организаторов мероприятия;

- оказание административной, консультационной и информационной поддержки организаторов и заказчиков мероприятий.

5.6 Объектами конгрессной деятельности являются мероприятия и услуги, направленные на реализацию целей конгрессной деятельности.

6 Привлечение ротируемых мероприятий

6.1 Особое место среди конгрессных мероприятий занимают ротируемые мероприятия. Ротируемые мероприятия международных отраслевых ассоциаций относятся к одним из крупнейших и наиболее продолжительных деловых событий, проводящихся на регулярной основе по всему миру. Они организуются по инициативе профессиональных или торговых ассоциаций, общественных объединений, профсоюзов.

6.2 Для обеспечения стабильности процесса достижения целей конгрессной деятельности рекомендуется привлекать в страну/регион/дестинации ротируемые мероприятия.

6.3 Процедура тендера на проведение ротируемых мероприятий имеет длительный горизонт планирования и варьируется в среднем от 2 до 6 лет и включает следующие основные этапы:

- извещение о проведении тендера.

На данном этапе дестинациям предоставляется возможность ознакомиться с условиями и требованиями тендерной документации, выразить заинтересованность и готовность подать заявку на право проведения мероприятия;

- подача тендерной заявки.

Сбор информации для презентации дестинации, подбор площадок, разработка программы, подготовка сметы для максимально эффективного представления города-претендента;

- первичный отбор заявок международной ассоциацией.

Объявление краткого списка количества претендентов является первым промежуточным этапом оценки со стороны представителей международной ассоциации, который основывается на правильности подачи информации, отраженной в заявке;

- инспекционные визиты в города-претенденты.

Инспекции проводит группа представителей международной ассоциации для более детального ознакомления с местом проведения и проверки соответствия условиям заявки. В зависимости от правил той или иной ассоциации инспекционные визиты могут быть осуществлены как в процессе отбора, так и после принятия окончательного решения по выбору страны и города проведения;

- презентация заявки дестинации.

Завершающий этап отборочной процедуры для претендентов, который проходит в рамках очередного конгресса перед представителями руководящего органа международной организации. Ответственность представления заявки возлагается на локального представителя от страны-претендента, члена международной ассоциации;

- принятие решения и объявление победителя.

Принятие решения происходит по итогам оценки всех этапов заявочной процедуры, чаще всего после очной презентации заявок;

- подписание договора, соглашения, начало работ по организации мероприятия.

6.4 Конгрессные бюро при подготовке заявок для участия в тендерах на проведение ротируемых мероприятий является связующим звеном между локальными и международными представителями научного сообщества и поставщиками услуг, компаниями-операторами, площадками и прочими игроками рынка.

7 Эффективность конгрессных мероприятий и конгрессных бюро

7.1 В целях обеспечения стабильности процесса достижения целей конгрессной деятельности рекомендуется проводить оценку ее эффективности. Оценка эффективности конгрессной деятельности позволяет определить вклад в национальную и региональную экономику, который образуется в результате проведения конгрессных мероприятий.

7.2 Оценка эффективности конгрессной деятельности состоит:

- из оценки эффективности конгрессных мероприятий;

- оценки эффективности конгрессных бюро.

7.3 Оценку эффективности конгрессных мероприятий осуществляют с помощью анализа федеральных и региональных налогов и страховых взносов, полученных от организаторов конгрессных мероприятий, а также финансовых показателей, характеризующих расходы организаторов на подготовку и проведение конгрессных мероприятий и расходы участников конгрессных мероприятий на участие.

7.4 Оценка эффективности конгрессных бюро складывается из суммарной оценки эффективности конгрессных мероприятий, которые привлекло в Россию конгрессное бюро.

8 Общие требования

8.1 Организатор и/или оператор конгрессного мероприятия гарантирует соблюдение условий пожарной безопасности с учетом требований, установленных нормативными правовыми актами и нормативными документами Российской Федерации по пожарной безопасности [1], [2].

8.2 Содержание конгрессной площадки осуществляется организатором и/или оператором конгрессного мероприятия с учетом выполнения требований законодательства Российской Федерации в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения [3].

8.3 При организации конгрессного мероприятия организатор и/или оператор конгрессного мероприятия соблюдают требования по защите интеллектуальной собственности и персональных данных, установленные законодательством Российской Федерации [4], [5].

8.4 При организации конгрессного мероприятия организатор и/или оператор конгрессного мероприятия соблюдают требования безопасности, установленным законодательством Российской Федерации об антитеррористической защищенности [6].

8.5 При организации конгрессного мероприятия организатор и/или оператор конгрессного мероприятия соблюдают требования менеджмента устойчивости событий согласно ГОСТ Р ИСО 20121.

9 Регулирование конгрессной деятельности

9.1 Государственное регулирование конгрессной деятельности осуществляется посредством:

- установления требований к ее организации и осуществлению;

- антимонопольного регулирования в этой области;

- информационного обеспечения в этой области;

- государственного контроля (надзора), муниципального контроля в этой области.

9.2 Поддержка конгрессной деятельности может состоять:

а) в организационной поддержке;

б) информационной и имиджевой поддержке;

в) финансовой поддержке.

Библиография