ГОСТ Р 55.0.06-2021 Управление активами. Руководство по обеспечению согласованности финансовой и нефинансовой деятельности при управлении активами

ГОСТ Р 55.0.06-2021

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УПРАВЛЕНИЕ АКТИВАМИ

Руководство по обеспечению согласованности финансовой и нефинансовой деятельности при управлении активами

Asset management. Guidance on the alignment of financial and non-financial functions

ОКС 01.040.03

03.100.01

Дата введения 2021-09-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Обществом с ограниченной ответственностью "Научно-производственное предприятие "СпецТек" (НПП "СпецТек")

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 086 "Управление активами"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 23 июня 2021 г. N 577-ст

4 Настоящий стандарт разработан с учетом основных нормативных положений международного документа ISO/TS 55010:2019* "Управление активами. Руководство по обеспечению согласованности финансовой и нефинансовой деятельности при управлении активами" (ISO/TS 55010:2019 "Asset management - Guidance on the alignment of financial and non-financial functions", NEQ)

________________

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. - .

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 11, 2021 год, введенная в действие с 17.09.2021

Поправка внесена изготовителем базы данных

Введение

Стандарты по управлению активами ГОСТ Р 55.0.01/ИСО 55000, ГОСТ Р 55.0.02/ИСО 55001 и ГОСТ Р 55.0.03 указывают на необходимость улучшения согласованности финансовых и нефинансовых видов деятельности организации для более эффективного достижении ее целей и выполнения требований ее заинтересованных сторон. Настоящий стандарт предоставляет руководящие указания по обеспечению такой согласованности.

Термин "актив" в настоящем стандарте определен по ГОСТ Р 55.0.01/ИСО 55000 и понимается иначе, нежели в стандартах по финансовой отчетности (МСФО).

В настоящем стандарте к финансовым видам относится деятельность организации по управленческому учету, бюджетированию, финансированию, оценке стоимости активов, в то время как к нефинансовым видам относится деятельность организации, результатом которой является предоставление активами продукции или услуг.

Во многих организациях финансовые и нефинансовые виды деятельности, связанные с управлением активами, недостаточно согласованы. Отсутствие должной согласованности в организации может быть связано с наличием разобщенности в структуре отчетности, бизнес-процессах и соответствующих им данных.

Согласованность финансовых и нефинансовых видов деятельности в организации нужна как "по вертикали", так и "по горизонтали". Вертикальная согласованность означает, что финансовые и нефинансовые указания высшего руководства, имеющие отношение к активам, эффективно внедрены на операционном уровне. Горизонтальная согласованность означает, что финансовая и нефинансовая информация, которая циркулирует между подразделениями, осуществляющими такие виды деятельности, как эксплуатация, проектирование, техническое обслуживание и ремонт, финансовый учет, менеджмент риска, использует одинаковую терминологию, и эта информация относится к активам, идентифицированным одинаковым и понятным для всех подразделений образом.

Настоящий стандарт разработан с целью оказать содействие организациям в обеспечении согласованности работы всех подразделений и предоставить рекомендации по достижению такой согласованности. Он также разъясняет выгоды, которые могут быть получены организацией и ее заинтересованными сторонами, благодаря более четкому пониманию, внедрению и совершенствованию согласованности финансовых и нефинансовых видов деятельности при управлении активами.

Знание и понимание терминологии и общего профессионального языка, используемого финансовыми и нефинансовыми службами, может способствовать эффективному обсуждению, обмену информацией и принятию оптимальных решений при управлении активами.

Настоящий стандарт может помочь организациям в применении принципов управления активами и выполнении требований к системе управления активами.

(Поправка. ИУС N 11-2021).

1 Область применения

Настоящий стандарт предоставляет руководящие указания по обеспечению согласованности финансовых и нефинансовых видов деятельности организации при управлении активами с целью улучшить внутренний контроль как часть системы управления организацией. Такая согласованность будет способствовать реализации ценности в рамках деятельности по управлению активами, описанной в ГОСТ Р 55.0.01/ИСО 55000, ГОСТ Р 55.0.02/ИСО 55001 и ГОСТ Р 55.0.03.

Руководящие указания настоящего стандарта не противоречат и согласованы с требованиями стандарта на системы менеджмента для управления активами и не содержат дополнительных требований или разъяснений требований ГОСТ Р 55.0.02/ИСО 55001.

Настоящий стандарт может применяться ко всем типам активов и ко всем типам и размерам организаций.

Настоящий стандарт предназначен для использования на всех уровнях управления организацией:

- высшим руководством и лицами, принимающими решения для получения выгод, которые могут быть достигнуты посредством лучшей согласованности между финансовыми и нефинансовыми видами деятельности;

- специалистами, занимающимися различными видами деятельности, связанными с активами, которые предоставляют информацию, способствующую принятию решений, либо основываются в своей деятельности на этих решениях;

- широким кругом работников, включая тех, кто отвечает за технические вопросы, такие как проектирование, строительство, эксплуатация, техническое обслуживание, и тех, кто несет ответственность за выполнение финансовых видов деятельности, таких как бухгалтерский учет, финансовое планирование, бюджетирование и финансовая отчетность.

(Поправка. ИУС N 11-2021).

2 Нормативные ссылки

Следующие стандарты, полностью или частично, являются нормативными ссылками для настоящего стандарта и являются необходимыми для его применения. Для ссылок, которые имеют дату, применяется только последняя по времени редакция. Для ссылок, не имеющих даты, применяются последние по времени редакции стандарта (включая любые поправки):

ГОСТ Р 55.0.01/ИСО 55000:2014 Управление активами. Национальная система стандартов. Общее представление, принципы и терминология

ГОСТ Р 55.0.02-2014/ИСО 55001:2014 Управление активами. Национальная система стандартов. Системы менеджмента. Требования

ГОСТ Р 55.0.03 Управление активами. Системы менеджмента. Руководство по применению ИСО 55001

(Поправка. ИУС N 11-2021).

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 55.0.01/ИСО 55000, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 финансовый учет (financial accounting): Совокупность правил и процедур, обеспечивающих подготовку и предоставление информации о финансовом состоянии и результатах деятельности организации в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов, а также стандартами бухгалтерского учета.

3.2 управленческий учет (management accounting): Упорядоченная система по сбору, регистрации, обобщению и представлению информации о хозяйственной деятельности организации и ее внутренних структурных подразделений, необходимой для принятия управленческих решений.

3.3 калькуляция управленческих затрат (managerial costing): Метод калькуляции, используемый внутри организации для обеспечения того, что информация для принятия решений отражает характеристики, связанные с ресурсами организации и ее деятельностью.

3.4 финансовая деятельность (financial function): Деятельность, относящаяся к финансовому управлению.

Примечание - Примерами могут быть финансовая отчетность, бюджетирование, финансирование, управленческий, налоговый и бухгалтерский учет.

3.5 нефинансовая деятельность (non-financial function): Деятельность, относящаяся к обеспечению выпуска продукции или оказанию услуг, выполняемая в сочетании с финансовой деятельностью.

Примечание - Примерами нефинансовой деятельности в отношении активов могут быть проектирование, приобретение, эксплуатация и техническое обслуживание, утилизация.

3.6 внутренний контроль (internal control): Процесс, осуществляемый органом управления организации или другими сотрудниками, с целью получения информации относительно эффективности деятельности, достоверности финансовой отчетности, соблюдения законов и нормативных актов.

3.7 реестр активов (asset register): Данные и информация, относящиеся к активам, считающиеся важными для идентификации и учета активов.

Примечания

1 Финансовые или бухгалтерские реестры активов - это базы данных или системы, которые используются для ведения финансового и управленческого учета.

2 Нефинансовые реестры активов (технические или эксплуатационные) - это базы данных или системы, в которых хранятся соответствующие технические и/или эксплуатационные данные и информация.

3.8 капитальные расходы (capital expenditure САРЕХ): Расходы на приобретение активов или на их модернизацию.

Примечание - К капитальным расходам, как правило, относят относительно большие материальные расходы, которые будут приносить экономическую выгоду на протяжении более 12 мес.

3.9 операционные расходы (operational expenditure ОРЕХ): Периодические затраты, которые необходимы для оказания услуг или производства продукции.

3.10 совокупные расходы (total expenditure ТОТЕХ): Сумма капитальных и эксплуатационных расходов за определенный период.

3.11 согласованность (alignment): Договоренности, взаимоотношения и взаимопонимание в рамках конкретного вида деятельности или в рамках различных видов деятельности.

3.12 оценка (valuation): Процесс определения текущей стоимости актива.

3.13 балансовая стоимость (текущая стоимость) (book value (carrying value)): Стоимость, посредством которой актив отражен в бухгалтерском балансе организации.

3.14 остаточная стоимость (residual value): Первоначальная или восстановительная стоимость актива за вычетом начисленного износа.

3.15 срок службы (useful life): Промежуток времени, в течение которого ожидается, что актив или класс активов будет доступен для использования организацией.

Примечание - Период, в течение которого актив будет применяться в деятельности организации.

3.16 амортизация (depreciation): Процесс переноса по частям стоимости актива по мере его физического или морального износа на себестоимость производимой продукции.

3.17 справедливая стоимость (fair value): Цена, которая была бы получена при продаже актива или уплачена при передаче обязательств в рамках обычной сделки между участниками рынка на дату оценки.

3.18 обязательство (liability): Существующая обязанность организации, возникшая в результате прошлых событий, в результате исполнения которой ожидается выбытие из компании ресурсов, заключающих в себе экономические выгоды.

4 Выгоды от согласованности между финансовой и нефинансовой деятельностью

4.1 Общие положения

Высшее руководство часто сталкивается с большим количеством вопросов, относящихся к управлению активами, возникающих вследствие отсутствия согласованности действий финансовых и нефинансовых служб и наличия организационных барьеров между ними, например различий в терминологии, различий в требованиях к информации и данным, слабой координации между финансовыми и нефинансовыми подразделениями при управлении активами. Примерами подобных вопросов являются:

- Как удостовериться, что обеспечивается получение максимальной ценности, предоставляемой активами для всех заинтересованных сторон?

- Как активы способствуют достижению стратегических целей организации?

- Какие активы критичны для достижения целей?

- Какие риски и перспективные возможности в отношении достижения целей организации несут в себе активы?

- Какой объем инвестиций в активы необходимо осуществить на краткосрочном и долгосрочном горизонтах планирования для достижения целей организации и как определить приоритетность таких инвестиций?

- Какова себестоимость продукции или услуг, и как ее можно использовать для формирования конечной цены?

- Как определить влияние экологических и социальных изменений на затраты и способность активов адаптироваться к этим изменениям?

- Как узнать совокупную стоимость владения активами?

- Не принимаются ли решения, которые экономически выгодны в краткосрочной перспективе, но ввиду недостаточно зрелого управления активами приводят к большим затратам в долгосрочной перспективе?

- Как можно получить достаточно информации об активах для целей отчетности, принятия правильных и своевременных решений, а также понять природу и использовать, казалось бы, противоречивую информацию из различных источников?

- Достаточна ли финансовая информация для принятия обоснованных решений по управлению активами?

- Какие активы не приносят ожидаемой ценности? Какие активы требуют затрат больше, чем предполагалось?

- Какие обязательства и следовательно затраты накладывают на организацию активы?

- Действительно ли финансовые отчеты отражают реальное состояние портфеля активов, включая арендованные активы?

- Как отслеживаются и управляются затраты, связанные с аутсорсингом?

- Как организация может получить/сохранить конкурентное преимущество за счет использования активов?

Из приведенных выше вопросов следует, что всем структурным элементам организации следует работать скоординированно, обмениваться информацией и использовать ее, чтобы обеспечить достоверную отчетность и принятие оптимальных решений при управлении активами.

Настоящий стандарт не стремится прямо ответить на эти вопросы в отдельности, а предлагает общий подход к обеспечению согласованности, чтобы помочь организациям найти свои собственные ответы на эти и другие подобные вопросы.

4.2 Выгоды от хорошей согласованности

Согласованность финансовых и нефинансовых видов деятельности, имеющих отношение к активам и управлению активами, может способствовать решению многих вопросов, перечисленных в 4.1, поскольку позволит:

а) выразить критичность активов и соответствующие риски в финансовых терминах, что будет способствовать внедрению экономически обоснованных решений по управлению рисками;

б) обеспечить согласованное и эффективное планирование инвестиций и их ранжирование на краткосрочных и долгосрочных горизонтах планирования;

в) улучшить понимание необходимости более долгосрочного распределения финансовых средств, вкладываемых в активы, что обеспечит информацией решения по финансированию и бюджетированию и приведет к созданию механизмов долгосрочного прогноза и устойчивого обеспечения активов финансовыми ресурсами;

г) улучшить процесс анализа вариантов и процесс принятия решений по инвестиционным проектам за счет получения более полной информации от финансовых и нефинансовых структур;

д) улучшить процесс принятия решений по ценообразованию продукции и услуг организации на основе практик управленческого учета и обеспечить более ясное понимание ценности, которую представляют продукция и услуги для клиентов и для всех заинтересованных сторон;

е) обеспечить более точную, полную, прозрачную и своевременную регистрацию данных и отчетность обо всех изменениях в информации, связанной с управлением активами и влияющей на финансовую деятельность;

ж) улучшить методологию и процедуры обмена знаниями и информацией, обеспечив специалистов финансовых и нефинансовых служб согласованной терминологией для улучшения взаимопонимания;

з) сохранить или увеличить конкурентные преимущества;

и) улучшить внутренний контроль как составную часть системы управления организацией;

к) обеспечить более эффективное измерение результатов производства и деятельности организации в целом;

л) повысить эффективность процедур капитального и операционного бюджетирования;

м) улучшить согласованность долгосрочного финансового планирования и планирования жизненного цикла активов;

н) повысить взаимодействие между подразделениями для оптимизации ресурсов и уменьшения дублирования работы;

п) улучшить методологию расчета амортизации;

р) улучшить командную работу, обеспечить сотрудничество, ясность и прозрачность в деятельности финансового и нефинансового персонала;

с) улучшить понимание того, какие технические мероприятия могут быть проведены с учетом доступного финансирования, что позволит принимать более осмысленные решения при рассмотрении расхождений в планировании;

т) предоставить более полные данные о структуре затрат на жизненном цикле активов для формировании цен на продукцию или услуги.

Примечание - улучшенная согласованность финансовых и технических служб будет способствовать повышению качества информации, на основании которой вырабатываются наиболее эффективные решения для достижения целей организации.

5 Возможности по улучшению согласованности

5.1 Общие положения

В настоящем разделе рассматриваются такие ключевые факторы обеспечения согласованности финансовых и нефинансовых видов деятельности при управлении активами, как бизнес-процессы, лидерство, руководство, а также использование данных, информации, знаний и других потенциальных возможностей организации, которые необходимы для обеспечения согласованности на разных уровнях управления.

5.2 Процессы, лидерство, руководство

5.2.1 Процессы

Продуманное описание процессов является важным фактором, обеспечивающим согласованность финансовой и нефинансовой деятельности при управлении активами. При описании процессов организации следует связать этапы выполняемого процесса с деятельностью, осуществляемой в других подразделениях и процессах. Например, процесс ввода в эксплуатацию нового актива (нефинансовая деятельность) может содержать задачу определения общих затрат на строительно-монтажные работы и ввод в эксплуатацию и последующую передачу значения этих затрат в подразделение, занимающееся бухгалтерским учетом, для учета текущей стоимости актива (финансовая деятельность). При такой организации процесса своевременные и точные данные о стоимости актива, дате ввода в эксплуатацию и об ожидаемом сроке эксплуатации регистрируются одновременно в финансовом и нефинансовом реестрах активов. При описании процессов следует использовать общую терминологию, понятную как для финансовых, так и для технических специалистов, и фокусироваться на конечном результате, а не решать задачи отдельных структурных подразделений.

5.2.2 Лидерство

Для достижения согласованности между финансовой и нефинансовой деятельностью по управлению активами высшему руководству следует демонстрировать лидерство и приверженность посредством обеспечения:

а) сотрудничества персонала финансовых и нефинансовых подразделений;

б) ясности, прозрачности и доступности информации для персонала как финансовых, так и нефинансовых подразделений;

в) согласованности между целями финансовых и нефинансовых подразделений, исходя из установленных общих целей организации;

г) обучения специалистов, вовлеченных в пересекающиеся процессы, охватывающие финансовую и нефинансовую области деятельности в управлении активами, для того чтобы способствовать взаимодействию между ними и одинаковому пониманию применяемой терминологии;

д) адекватных ресурсов, достаточных для создания команд из представителей различных видов деятельности, нацеленных на непрерывное улучшение;

е) адекватного влияния финансовых и нефинансовых факторов на процесс принятия решений;

ж) непротиворечивости всех политик менеджмента организации, их направленности, терминологии и взаимодействия;

з) надлежащей синхронизации реестров активов, используемых различными подразделениями;

и) согласованного подхода к управлению рисками в различных финансовых и нефинансовых подразделениях на основе общей политики организации в отношении рисков.

5.2.3 Руководство

При осуществлении руководства организации следует выработать общую концепцию обеспечения согласованности финансовых и нефинансовых видов деятельности при управлении активами. Это достигается в процессе руководства организацией посредством разработки политик, устанавливающих согласующиеся взаимоотношения между заинтересованными сторонами и учитывающих их противоречивые интересы в отношении управления активами.

На рисунке 1 изображены ключевые элементы концепции обеспечения согласованности финансовых и нефинансовых видов деятельности.

Важно, чтобы концепция руководства по обеспечению согласованности финансовых и нефинансовых видов деятельности учитывала общий подход организации к управлению рисками (в частности, финансовыми рисками).

Рисунок 1 - Ключевые элементы концепции обеспечения согласованности финансовых и нефинансовых видов деятельности

5.3 Политика, стратегия, данные и информация

5.3.1 Как политика управления активами способствует согласованности

Высшему руководству организации посредством политики управления активами следует указать на важность согласованности между финансовыми и нефинансовыми видами деятельности, а также выразить свою заинтересованность и продемонстрировать свои обязательства по обеспечению наличия информации, знаний, других средств и возможностей организации, которые требуются для достижения и улучшения согласованности.

Организации следует обеспечить наличие такой информации для принятия решений в сфере нефинансовой деятельности организации, например при модернизации, техническом обслуживании, ремонтах и т.д. Это позволит обеспечить процесс принятия решений информацией, сбалансировать финансовые потребности и более широкие требования организации.

5.3.2 Как стратегический план управления активами способствует согласованности

Менеджерам высшего звена финансовых и нефинансовых подразделений организации следует сформулировать и отразить в стратегическом плане управления активами (СПУА) их специфические требования к сбору и предоставлению информации, знаний, наличию других средств и возможностей, необходимых для обеспечения согласованности финансовой и нефинансовой деятельности при управлении.

5.3.3 Данные и информация

Точные, надежные и актуальные данные и получаемая информация являются ключевыми элементами управления активами. Деятельность по управлению данными и информацией имеет первостепенное значение для организации сбора, обеспечения точности, доступности, целостности и полноты данных и информации. Управление данными охватывает как данные, образующиеся внутри организации, так и данные, поступающие от подрядных организаций.

После формирования требований к планированию, анализу и отчетности организации следует определить перечень необходимых данных для отчетности и планирования, а также выявить наилучшие источники таких данных в финансовой и нефинансовой областях. Появление и развитие инновационных информационных технологий будет способствовать возникновению новых возможностей для обеспечения согласованности.

Организации следует обеспечить, чтобы финансовые и нефинансовые структуры стремились к сотрудничеству в сборе данных и обеспечению доступа к данным тем специалистам, для которых эти данные предназначены.

5.4 Связь нефинансовых видов деятельности и финансовых результатов

Существует целый ряд нефинансовых видов деятельности, которые осуществляет организация на протяжении всего жизненного цикла активов, от их создания до вывода из эксплуатации, которые влияют на финансовые результаты деятельности организации. Например, этап эксплуатации актива имеет значительную долю всех затрат на его жизненном цикле, особенно для активов инфраструктуры с длительным сроком эксплуатации.

Организации следует обеспечить такое взаимодействие финансовых и нефинансовых структур, чтобы осуществлять все необходимые мероприятия по эксплуатации и техническому обслуживанию при оптимизированной стоимости и приемлемом риске. Важно, чтобы специалисты организации, понимающие особенности эксплуатации и технического обслуживания, были задействованы в принятии решений на этапе приобретения активов, чтобы можно было точно оценить и учесть полную стоимость их жизненного цикла.

5.5 Терминология для согласования финансовой и нефинансовой деятельности

Организациям следует выработать общую терминологию для всех, кто осуществляет какую-либо деятельность, связанную с управлением активами. Это необходимо для того, чтобы все заинтересованные стороны имели четкое понимание и согласие в отношении значения разнообразных терминов, обычно применяемых в различных профессиональных областях, таких как финансы, эксплуатация, информационно-коммуникационные технологии и т.д.

Например, некоторые технические термины могут применяться в финансовом учете и иметь свой смысл, так термин "ремонт" может применяться как операционные расходы, а "модернизация" может интерпретироваться как капитальные расходы.

6 Согласованность данных и информации

6.1 Общие положения

Организациям часто приходится иметь дело с использованием нескольких информационных систем, которые разработаны для конкретных задач отдельных подразделений, что часто является результатом несогласованных решений по узконаправленным разработкам и инвестициям. Организации могли бы получить больше пользы от использования информационных систем управления активами, которые спроектированы и разработаны с целью охватить большинство видов деятельности организации по управлению активами, однако зачастую такие единые информационные системы в организации отсутствуют. Для решения проблемы рассогласованности информационные данные в различных системах следует привести в соответствие с едиными требованиями организации к данным, чтобы избежать их дублирования, неправильного использования и толкования.

Кроме того, сотрудники, осуществляющие специфическую деятельность в информационной системе, должны представлять, кем еще используются данные системы и почему эти данные могут содержать критически важную информацию для пользователей иной сферы деятельности. Организации следует регулярно проводить обучение специалистов различных областей деятельности по единой терминологии и общему взаимопониманию.

6.2 Информационные системы

Организации используют свои информационные системы для регистрации всевозможных данных, связанных с активами, управления этими данными, их анализа и формирования различных отчетов. Такие информационные системы состоят из компьютерного оборудования, программного обеспечения, баз и хранилищ данных, телекоммуникационного оборудования для формирования сетей передачи данных и пользователей системы. Финансовые и нефинансовые данные, ведущиеся в этих системах, часто необходимы для обеспечения согласованности финансовых и нефинансовых процессов управления активами, в частности, например, когда требуется определить ценность, предоставляемую активами, или осуществлять долгосрочное финансовое планирование управления активами.

Что касается физических активов, то подразделения организации, в зависимости от специфики их деятельности, как правило, нуждаются в информации об активах на различных уровнях. Например, подразделения финансового учета обеспечивают свои непосредственные потребности для учета амортизации посредством группирования и идентификации отдельных активов, исходя из сроков их службы. Для расчета же управленческих затрат в целях перспективного финансового планирования замены активов может потребоваться другой уровень детализации активов. Ремонтные и эксплуатационные службы обычно регистрируют активы в прямой зависимости от выполняемых на них работ по техническому обслуживанию. Например, службе технического обслуживания потребуется разукрупнить активы, являющиеся отдельными функциональными блоками (например, каждую производственную линию) на отдельные узлы, каждый из которых имеет свой план-график обслуживания.

Поскольку различные службы, как правило, имеют различные потребности в иерархической детализации активов, для достижения согласованности финансовой и нефинансовой информации необходимо, чтобы все подразделения, создающие или использующие информацию, относящуюся к активам:

а) достигли соглашения относительно "базового уровня", т.е. согласованного для всех реестров уровня структуры детализации активов, используя который различные подразделения могут проводить декомпозицию или агрегирование активов до необходимого им уровня детализации;

б) внедрили "базовый уровень" структуры детализации активов в систему управления активами организации таким образом, чтобы соблюдение этой структуры детализации стало обязательным независимо от возможной смены персонала, отвечающего за связанную с активами деятельность в каждом подразделении;

в) внедрили процедуры для обеспечения взаимосвязи между финансовыми и нефинансовыми информационными системами на необходимых уровнях структуры детализации активов.

Организациям, использующим современные информационные технологии, рекомендуется интегрировать базы данных активов, ведущиеся в различных информационных системах, посредством применения интеграционных программных решений. Преимуществом такого способа обеспечения согласованности данных является отсутствие их дублирования в используемых информационных системах и широкие возможности получения аналитической информации за счет накопления данных, образующихся на различных этапах жизненного цикла активов.

6.3 Управление данными

Управление данными является частью управления информацией и включает в себя управление как финансовыми данными, так и техническими данными. Для того, чтобы выполнить требования ГОСТ Р 55.0.02 к управлению информацией, финансовым и нефинансовым структурам организации следует совместно определить информацию, необходимую для того, чтобы достичь целей управления активами и обеспечить наличие такой информации.

Организации следует обеспечить, чтобы все, кто пользуется данными внутри организации, понимали содержание используемых данных и были уверены, что используемые данные подходят для деятельности по достижению целей организации.

Для обеспечения согласованности финансовой и нефинансовой информации наряду с созданием общепринятой структуры уровней детализации активов (см. 6.2) организации следует обеспечить содержание метаданных об активах в рабочем состоянии. Для этого важно, чтобы организации:

а) четко определили, разработали и внедрили свои собственные процессы для сбора и регистрации данных, для их обработки и распространения, для поддержания их в рабочем состоянии и обновления;

б) обеспечили, чтобы эти процессы были понятны и применялись всеми пользователями данных;

в) установили и применяли показатели для мониторинга актуальности, полноты и точности данных;

г) обеспечили актуальность, полноту и точность данных при внесении изменений в существующие системы или при внедрении новых.

При регистрации данных следует обеспечить, чтобы каждый элемент данных имел одинаковый смысл для всех пользователей. Для этого организации следует организовать обучение персонала общей терминологии относительно управления активами, которая должна использоваться в различных областях деятельности.

Организации следует обеспечить, чтобы данные о любой операции с активами отражались во всех соответствующих базах данных. Например, сведения об инвестициях в определенный актив должны появиться как в нефинансовых реестрах активов, так и в базе данных финансового учета.

7 Согласованность реестров активов

7.1 Общие положения

Как правило, различные подразделения организации ведут данные об активах в соответствии с их собственными целями. Эти данные обычно регистрируются в реестрах активов подразделений, причем каждое подразделение делает это независимо. Таким образом, финансовые и нефинансовые данные активов могут регистрироваться в разных реестрах, которые необходимо связать, чтобы организация могла иметь полное представление обо всей информации, необходимой для принятия решений. По этой причине согласование различных реестров активов и управление их согласованием является основой для обеспечения согласованности финансовых и нефинансовых сфер деятельности организации.

Реестры активов - это различные инструментальные средства, которые организация использует для сбора и управления необходимой информацией, относящейся к своим активам (например, технические характеристики, эксплуатационные параметры, финансовые данные).

Организации могут использовать множество различных реестров активов для обеспечения многообразных видов своей деятельности, связанных с активами. Реестры активов имеют важнейшее значение для хорошего управления активами и могут вестись различными способами, от простых электронных таблиц до более сложных программных приложений (баз данных).

7.2 Финансовые реестры физических активов

Финансовые реестры используются для подготовки финансовой отчетности, бухгалтерского учета, налогообложения, страхования, оценки стоимости активов и соблюдения требований финансового законодательства. Некоторые финансовые реестры разрабатываются для калькуляции управленческих затрат, используемых исключительно внутри организации.

Организации следует обеспечить постоянную поддержку финансовых реестров активов в актуальном состоянии на всех этапах жизненного цикла (добавление нового актива, списание актива) для отражения точной остаточной стоимости всех активов. Например, списание актива, отмеченное в техническом реестре активов, должно быть корректно отображено в соответствующих записях финансового реестра физических активов.

7.3 Нефинансовые реестры активов

Нефинансовые реестры активов - это установленные организацией источники информации о технических характеристиках активов, которые она эксплуатирует. Информационные системы, используемые для эксплуатации активов, включая управление техническим обслуживанием, получение данных мониторинга и диагностики, системы моделирования, связаны с нефинансовыми реестрами активов. Наиболее сложные из них используют иерархическую структуру для отражения составных частей активов, их физического местоположения и их места в конкретных процессах производства.

Организации следует обеспечить постоянную поддержку нефинансовых реестров активов в актуальном состоянии на всех этапах жизненного цикла активов (от приобретения до списания актива) для формирования полной и достоверной инвентаризационной ведомости активов.

7.4 Обеспечение согласованности реестров активов

Для способствования достижению согласованности между финансовыми и нефинансовыми процессами управления активами организации следует обеспечить наличие в каждом реестре активов общего признака или идентификатора для каждого актива. Для достижения такой синхронизации реестров активов организации следует обеспечить изучение и понимание своих финансовых и нефинансовых реестров активов.

Согласованность реестров активов позволяет осуществлять обмен эксплуатационными и финансовыми данными на всех этапах жизненного цикла активов между различными информационными системами, используемыми для управления активами, анализа достигаемых результатов и реализации ценностей организации. Согласованность реестров активов является ключевым фактором успешной разработки планов управления для различных групп активов, как того требует пункт 6.2.2 ГОСТ Р 55.0.02-2014/ИСО 55001:2014.

В реестрах активов часто используются иерархические структуры активов. Иерархии могут быть реализованы в разных реестрах активов по-разному. Каждое подразделение может установить особую иерархию, которая лучше всего подходит для осуществления его деятельности.

Организациям, не использующим иерархические структуры реестров активов, следует определить ту степень детализации, которая будет использоваться для обмена информацией об активах между финансовыми и нефинансовыми подразделениями. Организации следует выбрать оптимальное для своих нужд решение между более подробной детализацией, позволяющей получать более точную информацию, но охватывающую большое количество отслеживаемых активов, и менее подробной детализацией активов, дающей не такую точную информацию, но зато менее затратной.

Тем организациям, которые используют иерархические структуры, как правило при ведении нефинансовых реестров активов (см. 7.3) следует определить, какой именно уровень этой иерархии будет уровнем "актива", т.е. тем "базовым уровнем" детализации, который будет взят за основу во всех используемых в организации реестрах активов. Элементы, расположенные выше этого уровня в иерархии, будут "системами активов", а элементы под этим уровнем будут "компонентами", "подкомпонентами" и т.д.

Для обеспечения эффективного взаимодействия финансовых и нефинансовых структур следует достичь консенсуса в масштабах всей организации относительно базового уровня детализации, на котором финансовые и нефинансовые данные и отчетность будут синхронизоваться. Это следует отразить в стандартах организации относительно управления активами и регистрации соответствующих данных. Активы на базовом уровне детализации во всех реестрах должны использовать один и тот же идентификационный код для обеспечения того, чтобы данные в различных реестрах активов можно было анализировать совместно для получения полной всеобъемлющей информации о рассматриваемом активе.

Чтобы добиться согласованности различных реестров активов, организации следует создать рабочую группу, состоящую из специалистов и заинтересованных сторон, представляющих интересы всех структур, которые отвечают за эксплуатационную и финансовую деятельность при управлении активами. Согласованность реестров активов будет достигнута в случае выполнения следующих условий:

а) достигнуто взаимопонимание между всеми подразделениями организации относительно требований к сбору данных, формы их предоставления и порядка их анализа;

б) идентифицированы и описаны данные и информация, которыми необходимо обмениваться между различными подразделениями;

в) однозначно определен и идентифицирован источник для каждого элемента данных;

г) определены и согласованы со всеми заинтересованными сторонами процессы, ответственность, сроки, требования к качеству данных для поддержания реестров активов в рабочем состоянии.

(Поправка. ИУС N 11-2021).

8 Финансовое планирование при управлении активами

8.1 Общие положения

При управлении своими активами организации следует осуществлять деятельность по планированию достижения своих как финансовых, так и нефинансовых целей, находя баланс между достигаемыми результатами, затратами и рисками в течение всего жизненного цикла активов.

Финансовое планирование является неотъемлемой частью планирования управления активами и разделяется на долгосрочное (планирование капитальных инвестиций, долгосрочное финансовое планирование) и краткосрочное (бюджетирование).

С точки зрения финансового учета разделяют капитальные расходы (САРЕХ) и ежегодные регулярные расходы (ОРЕХ). Их совокупность часто выражается показателем совокупных затрат ТОТЕХ.

В последнее время концепция ТОТЕХ приобретает все большее значение при планировании инвестиций, поскольку позволяет учитывать баланс краткосрочных расходов в сопоставлении с долгосрочными вложениями, что способствует решениям, которые снижают стоимость жизненного цикла и обеспечивают устойчивое развитие.

8.2 Планирование капитальных инвестиций

При планировании капитальных инвестиций организации самостоятельно, исходя из своей специфики, определяют требования к горизонтам планирования инвестиций, которые, как правило, составляют от 5 до 10 лет или дольше.

Капитальные инвестиции обычно разделяют на три различных типа капитальных расходов (САРЕХ) или их комбинации:

а) создание или закупка новых активов, расширение или модернизация существующих активов, обычно для удовлетворения растущего спроса, достижения технического прогресса или в связи с изменением требуемого уровня услуг;

б) обновление или реконструкция существующих активов, как правило, для предотвращения их отказов, восстановления ресурса и производительности;

в) портфельные инвестиции - вложения в акции, облигации, другие ценные бумаги, активы других предприятий для получения финансовой прибыли.

Организации следует обеспечить, чтобы специалисты финансовых и нефинансовых подразделений, работая совместно, предоставляли лицам, принимающим решения об инвестициях, свои предложения о необходимости инвестирования в те или иные активы, используя оценку следующих факторов:

- будущий спрос на продукцию и тенденции изменения спроса;

- потенциальные изменения в технологии и инновациях;

- возможные изменения использования активов или их функций;

- моральный износ активов;

- текущие операционные расходы;

- возраст и техническое состояние существующих активов;

- оценка рисков, связанных с активами;

- альтернативные варианты расчета затрат и финансирования.

При планировании инвестиций организации следует учитывать их влияние на будущие операционные расходы как часть полной стоимости жизненного цикла активов. Эти операционные расходы необходимо будет включить в долгосрочные финансовые планы. При этом следует принимать во внимание, что между будущими операционными расходами и капитальными инвестициями всегда существует взаимосвязь.

Поэтому финансовым специалистам организации совместно с нефинансовыми специалистами следует оценивать, например, какая будет экономия в бюджете на техническое обслуживание, если использовать капитальные вложения на обновление активов раньше предполагаемого срока. И наоборот, как за счет технического обслуживания можно перенести капитальные вложения для обновления активов на более поздний срок. Оптимальное время для капитальных инвестиций - это точка, в которой общие затраты на жизненном цикле актива могут быть минимизированы.

При подготовке предложений по капитальным инвестициям организации следует использовать процесс планирования технических мероприятий по управлению активами для того, чтобы обеспечить:

а) своевременную замену активов в связи с их износом;

б) приобретение новых активов для удовлетворения будущего спроса и потребностей клиентов;

в) снижение риска непредвиденных, плохо спланированных или ненужных капитальных вложений.

Организации следует рассматривать процессы финансового и нефинансового планирования как взаимосвязанные и итеративные (повторяющиеся).

В условиях ограниченных финансовых ресурсов организации следует проводить сравнение и оценку инвестиционных проектов и выбирать их приоритеты, используя проактивный подход с привлечением представителей финансовых и нефинансовых структур, обеспечивая этим гарантированное финансирование приоритетных проектов.

Организации следует использовать результаты процесса планирования капитальных инвестиций как основные исходные данные для долгосрочного финансового планирования (см. 8.3) и бюджетирования (см. 8.4).

8.3 Долгосрочное финансовое планирование

При управлении своими активами организации следует основывать долгосрочное финансовое планирование как на планах технических мероприятий по управлению активами, так и на планах капитальных инвестиций, учитывая также будущие ежегодные расходы на эксплуатацию и обслуживание на всем планируемом долгосрочном горизонте. При этом организации следует учитывать и добиваться согласованности своих финансовых возможностей и своих долгосрочных планов производства продукции или оказываемого сервиса.

Особенность долгосрочного финансового планирования при управлении активами продиктована тем, что технические мероприятия по управлению активами планируют на всем жизненном цикле активов, что требует финансирования также на всем жизненном цикле активов, длительность которого часто гораздо продолжительнее традиционного периода финансового планирования.

В связи с этим организации следует обеспечить согласованное решение высшего руководства, финансовых и нефинансовых служб относительно длительности долгосрочного периода финансового планирования при управлении активами и разработать процесс долгосрочного финансового планирования, который позволит:

а) стимулировать долгосрочное стратегическое мышление и раскрыть новые перспективы для заинтересованных сторон и лиц, принимающих решения;

б) прогнозировать и предупреждать будущие финансовые потрясения и обеспечить финансовую устойчивость;

в) продемонстрировать внутренним и внешним заинтересованным сторонам, что у организации имеется финансовая стратегия, которая удовлетворяет их текущим и будущим требованиям.

Организациям следует включить в процесс долгосрочного финансового планирования следующие этапы:

а) разработать планы управления группами активов в соответствии с их жизненным циклом и планом производства/планом уровня услуг;

б) подготовить прогноз капитальных инвестиций и соответствующих операционных расходов для групп активов исходя из минимизации стоимости полного жизненного цикла;

в) провести необходимое число итераций по достижению согласованного со всеми заинтересованными сторонами долгосрочного финансового плана с учетом имеющихся финансовых ограничений и соответствующих планов управления активами;

г) обеспечить финансированием согласованные планы управления активами;

д) ежегодно анализировать и при необходимости корректировать финансовый план, обеспечивая процесс формирования бюджета.

8.4 Бюджетирование

Процесс бюджетирования будет более эффективным, если он основан на долгосрочном финансовом плане, который разработан совместными усилиями финансового и нефинансового персонала (см. 8.3).

Специалистам финансовых и нефинансовых структур организации при составлении бюджета на управление активами следует:

а) рассматривать цели управления активами как основной фактор для принятия бюджета организации и решений о расходовании финансовых средств;

б) осуществлять привязку бюджетных периодов к временным рамкам планов управления активами;

в) учитывать амортизацию активов;

г) правильно классифицировать расходы САРЕХ и ОРЕХ; установить порог капитализации;

д) учитывать ресурсы, полученные в предыдущий период;

е) принимать во внимание ограничения расходов на САРЕХ и ОРЕХ;

ж) учитывать влияние САРЕХ и ОРЕХ на отчет о прибылях и убытках, а также на налоги.

9 Деятельность по улучшению финансовых и нефинансовых результатов

9.1 Общие положения

Для улучшения результатов деятельности и принятия организацией наилучших решений необходимо проводить оценку как финансовых, так и нефинансовых показателей. Для такой оценки необходима полная и достоверная информация. Согласно ГОСТ Р 55.0.02-2014/ИСО 55001:2014 пункт 4.2, "организация должна определить требования заинтересованных сторон к регистрации финансовой и нефинансовой информации, относящейся к управлению активами, а также их требования к внутренней и внешней отчетности, касающейся такой информации".

Управляя достижением своих целей, организации следует осуществлять следующую деятельность:

а) проводить измерения, установив:

- целевые значения оцениваемых показателей;

- какие характеристики следует измерять;

- когда и какими методами проводить измерения;

б) проводить оценку измеренного:

- насколько выполнены намеченные планы;

- в какой мере достигнуты цели;

в) совершенствовать и корректировать планы по достижению целей.

Организации следует использовать как технические показатели, так и показатели затрат и рисков для сравнительной оценки и поиска наиболее эффективного варианта достижения своих целей.

Для улучшения достижения требуемых результатов организации следует использовать свою деятельность по финансовой отчетности и управленческому учету.

9.2 Измерение достигнутых результатов

Оценку достигнутых результатов следует проводить на различных уровнях, сравнивая измеренные результаты с целями, установленными на этих уровнях. Цели следует выражать в конкретных, измеримых, достижимых, уместных и ограниченных по времени характеристиках (SMART).

В качестве первого уровня организации следует использовать самооценку достижения целей, поставленных перед каждым сотрудником или подразделением. Для обеспечения такой оценки организации следует формировать соответствующую культуру и применять методы мотивации.

Для следующего уровня оценки результатов организации целесообразно разработать систему регулярной отчетности, например систему сбалансированных показателей. В систему сбалансированных показателей следует включать как финансовые, так и нефинансовые показатели, чтобы контролировать соотношение между достигнутыми результатами, имеющимися рисками и соответствующими им затратами. Организации следует использовать систему показателей для обеспечения вовлеченности широкого круга специалистов разного профиля в обсуждение результатов и инициирование действий по улучшениям.

Для других уровней оценки результатов следует использовать внутренние и внешние аудиты. Значительная часть оценки финансовых показателей может осуществляться при помощи финансового аудита.

Финансовые аудиты проводят в соответствии с требованиями стандартов бухгалтерского учета, тем не менее в его рамках организации следует оценить и технические аспекты управления активами. Аудитору, формируя мнение о точности и полноте финансовых отчетов, следует анализировать и оценивать информацию, которая может быть получена как из финансовой, так и из нефинансовой областей.

Как правило, при этом потребуется информация от широкого круга представителей различных служб организации, включая высшее руководство, по таким вопросам как:

а) является ли надлежащим уровень, на котором организация осуществляет корпоративное управление активами, особенно в таких областях как приобретение, учет наличия, правильная эксплуатация и утилизация;

б) соответствует ли методология оценки стоимости и амортизации стандартам бухгалтерского учета;

в) предоставляет ли методология расчета амортизации обоснованную величину остаточной стоимости актива и прогноз ее снижения;

г) все ли критичные допущения основываются на серьезных и надлежащих аргументах;

д) является ли реестр активов полным и точным для его пользователей, и могут ли заинтересованные стороны в достаточной степени доверять целостности, качеству и актуальности данных реестра активов;

е) адекватно ли обеспечена доступность информации;

ж) являются ли актуальными записи о стоимости активов;

з) осуществляет ли организация мониторинг состояния своих активов и их остаточного ресурса и есть ли понимание связи между состоянием актива и его текущей стоимостью.

9.3 Оформление отчетности о достигнутых результатах

При подготовке своей отчетности организации следует обеспечить надлежащее качество данных, формирующих отчетную информацию для принятия решений, учитывая:

а) соотношение качества и стоимости получения данных;

б) количество и компетенции персонала, предоставляющего данные;

в) необходимость данных для запаздывающих и опережающих показателей.

Организации следует обеспечить отчетность в отношении выполнения внутренних политик, процессов и процедур, необходимую для:

а) понимания фактических затрат;

б) оценки рисков;

в) определения технического состояния активов;

г) проверки правильности предшествующих решений;

д) оценки изменений стоимости активов и полученной ценности;

е) прогноза величины будущих выгод.

Организации следует разработать систему показателей для отчетности, обеспечивающую наличие скоординированной информации в отношении результативности и эффективности управления активами, отвечающую потребностям как финансовых, так и нефинансовых сфер деятельности.

Применяя систему ключевых показателей эффективности, организации следует напрямую связать их с долгосрочными и краткосрочными целями организации и отразить эту связь в стратегическом плане управления активами.

Организации следует разработать систему показателей эффективности для всех сфер своей деятельности и уровней управления активами, обеспечив отчетные данные, относящиеся к оценке с разнообразных точек зрения, например:

а) по видам деятельности:

- технические;

- финансовые;

- организационные;

б) по уровням управления:

- стратегические;

- тактические;

- оперативные;

в) по иерархии активов:

- портфель активов;

- системы/группы активов;

- отдельные экземпляры активов.

Для формирования логически связанной и непротиворечивой отчетности на различных уровнях активов организации следует обеспечить согласованность реестров активов (см. 7.4).

Например, финансовые подразделения могут использовать такие показатели как балансовая стоимость или амортизация для учета каждого отдельного экземпляра активов. В то же время технические подразделения могут учитывать эксплуатационные расходы по показателю ОРЕХ для каждого экземпляра активов, одновременно учитывая показатели производительности/готовности для всей производственной линии, т.е. на уровне системы активов.

Данный пример показывает, что для получения связанной информации, на основании которой можно принимать решения относительно всей производственной линии, организации следует сгруппировать показатели отдельных экземпляров активов и проводить оценку на уровне систем активов.

9.4 Использование финансового учета при управлении активами

Организации используют требования международных стандартов финансовой отчетности для финансового учета своих активов и подготовки финансовой отчетности, которая относится, как правило, к прошедшим периодам.

Для получения более полной и точной информации для принятия решений относительно своих активов и улучшения планирования управления активами организациям следует обеспечить:

а) с одной стороны, использование менеджерами по управлению активами результатов деятельности по финансовому учету;

б) с другой стороны, участие менеджеров по управлению активами в подготовке финансовой отчетности.

Наличие у технических специалистов, непосредственно управляющих активами, базовых знаний о принципах финансового и бухгалтерского учета приведет к лучшему взаимопониманию и взаимодействию финансовых и нефинансовых служб, а также к одинаковому пониманию применяемой при управлении активами терминологии.

Привлечение специалистов нефинансовых служб к подготовке финансовой отчетности обеспечит предоставление финансовым специалистам полезной информации, позволяющей улучшить полноту и точность финансовых отчетов.

Например, информация о фактическом состоянии активов и остаточном ресурсе, времени безотказной работы, общей эффективности и производительности активов может быть полезной для включения в финансовую оценку активов организации.

В то время как порядок финансовой отчетности продиктован стандартами МСФО, при осуществлении деятельности по управленческому учету и составлении отчетности для заинтересованных сторон организации следует, исходя из своих потребностей, самой определять финансовые и нефинансовые показатели для принятия управленческих решений.

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена