allgosts.ru01. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. ТЕРМИНОЛОГИЯ. СТАНДАРТИЗАЦИЯ. ДОКУМЕНТАЦИЯ01.140. Информатика. Издательское дело

ГОСТ Р ИСО 6422-1-2012 Образец составления торговых документов. Часть 1. Печатные документы

Обозначение:
ГОСТ Р ИСО 6422-1-2012
Наименование:
Образец составления торговых документов. Часть 1. Печатные документы
Статус:
Действует
Дата введения:
01/01/2014
Дата отмены:
-
Заменен на:
-
Код ОКС:
01.140.30

Текст ГОСТ Р ИСО 6422-1-2012 Образец составления торговых документов. Часть 1. Печатные документы



ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО

ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ


НАЦИОНАЛЬНЫЙ ГОСТ Р исо

6422-1-

2012


СТАНДАРТ

РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ

ОБРАЗЕЦ СОСТАВЛЕНИЯ ТОРГОВЫХ

ДОКУМЕНТОВ

Часть 1

Печатные документы

ISO 6422-1:2010

Layout key for trade documents — Part 1: Paper-based documents

(IDT)


Издание официальное

Москва

Стандартинфоры

2014


Предисловие

1    ПОДГОТОВЛЕН Закрытым акционерным обществом «Проспект» на основе собственногоаутен-тичного перевода на русский язык международного стандарта, указанного в пункте 4

2    ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 55 «Терминология, элементы данных и документация в бизнес-процессах и электронной торговле»

3    УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства ло техническому регулированию и метрологии от 20 ноября 2012 г. N9 964-ст

4    Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 6422-1:2010 «Образец составления торговых документов. Часть 1. Печатные документы» (ISO 6422-1:2010 «Layout key for trade documents — Part 1: Paper-based documents»).

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

5    8ВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.0—2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (ло состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок— в ежемесячном указателе «Национальные стандарты». В случав пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)

© Сгандартинформ. 2014

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии

и

Содержание

Приложение ДА (справочное) Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов

in

Введение

В 1963 г. Европейской экономической комиссией Организации Объединенных Наций (UN/UN/ECE) было достигнуто международное соглашение ло оформлению документов, используемых в международной торговле и принятию образцов для составления торговых документов UN/ECE. С этого времени формы документов на морские, железнодорожные, автомобильные перевозки и на перевозку почты были согласованы с образцом составления торговых документов, разработанным UN/ECE посредством рекомендаций и положений в соответствующих конвенциях, также как и формы по различным международным таможенным конвенциям, льготным мероприятиям и товарным соглашениям.

В1969 г. Экономический и Социальный Совет Организации Объединенных Наций принял поправку к Рекомендации UN/ECE использовать образец составления документов в случае, если документы предназначены для использования в международных торговых операциях. Это подготовило почву для принятия международными и региональными организациями образца составления документов в области международной торговли такими организациями, как региональные экономические комиссии ООН для Африки (ЕСА). а также для Азии и Тихого океана (ESCAP).

В1975 г. было установлено, что документы, соответствующие образцу составления UN/ECE. уже использовались во многих странах за пределами региона UN/ECE. включая такие как Австралия. Япония и Новая Зеландия, и что внедрение необходимых общенациональных систем было облегчено наличием международного стандарта.

В1978 г. комитет UN/ECE по развитию торговли отметил, что образец составления торговых документов, согласованный экспертами UN/ECE в 1963 г. и формально рекомендованный Рабочей группой по упрощению процедур в международной торговле в 1973 г., достиг уровня всемирного признания, что позволило принять его в качестве Формуляра — образца для составления торговых документов, рекомендованного ООН.

Настоящий стандарт устанавливает требования квышеуказанномуобразцусоставления торговых документов с учетом поправок к новой версии, опубликованной ООН в 1982 г.

Национальныеорганиэации по стандартизации иорганы содействия национальной торговли, как в развитых, так и в развивающихся странах, разработали стандарты и рекомендации к национальным образцам, которые соответствуют рекомендациям UN/ECE. а также ряд внутренних документов для использования в международных торгоеыхоперациях. Некоторые региональные организации, такие как Совет Экономической взаимопомощи (СМЕА) и Комиссия Европейских Сообществ (ССЕ). разработали различные формы базовых документов, необходимых в межрегиональной торговле.

Прогресс в области автоматической обработки и передачи данных (ADP) был очень быстрым, в связи с чем использование процедур по оформлению документации, соответствующих новым методикам. может привести к несовместимости систем разной сложности, применяемых в разных странах, а также ктому.чтообразец ООН для составления торговых документов может не подходить для автоматической обработки. Однако опыт нескольких стран иорганизаций доказал, что образец ООН пригоден для таких применений, так же как и для традиционных методов, и он рекомендован в качестве основы для представления документации в международной торговле независимо от того, в автоматической или неавтоматической форме обрабатываются документы.

Примечание — Торговые документы, составленные по образцу ООН и отправленные в конверте, имеющем прозрачное окошко для адреса, не всегда удовлетворяют всем критериям стандартных почтовых объектов, установленным Международным почтовым союзом. В результате этого документы такого типа при отправке по почте, возможно, не смогут приносить выгоду от льготного тарифа и от их обработки при отправке почтовой администрацией некоторых стран.

Международный стандарт ИСО 6422*1 подготовлен Техническим комитетом ИСО/ТК154 «Процессы. элементы данных и документация вторговле, промышленности и управлении».

ИСО 6422-1 и ИСО 6422-2 заменяют ИСО 6422:1985. в котором разделы «введение». «Нормативные ссылки» и «Библиография» изменены стем. чтобы соответствовать современным шаблонам стандартов. Кроме того, уточнены пояснения акронимов, используемых в разделе 6.17 «Стоимость».

ИСО 6422 состоит из следующих частей, имеющих общий заголовок «Образец составления торговых документов »:

•    часть 1. Печатные документы.

Требования к документам, оформленным в электронном виде, установлены в:

•    часть2. Электронные документы.

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ОБРАЗЕЦ СОСТАВЛЕНИЯ ТОРГОВЫХ ДОКУМЕНТОВ Ч а с т ь 1

Печатные документы

Layout key for trade documents.

Part 1. Paper-based documents

Дате введения — 2014—01—01

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает требования к образцу составления документов, относящихся к административной, коммерческой, производственной и распределительной деятельности в области торговли, независимооттого. подготовлены эти документы рукописным способом, на механическом или автоматическом оборудовании или путем копирования. Вчастности. настоящий стандарт предназначен для разработки совместимой серии форм путем применения воспроизводимой формы при подготовке документа за один прогон. Документы, подготовленные таким образом, рассматриваются как оригиналы и копии, также каки документы, подготовленные иными методами.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты, которые необходимо учитыеатьлри использовании настоящегостандарта.Вслучае ссылок на документы, у которых указана дата утверждения, необходимо пользоваться только указанной редакцией. В случае, когда дата утверждения не приведена, следует пользоваться последней редакцией ссылочных документов, включая любые поправки и изменения кним.

ИСО 216 Бумага писчая и определенные классы печатной продукции. Потребительские форматы. Серии А и В (ISO 216. Writing paper and certain classes of printed matter — Trimmed sizes — Aand В series, and indication of machine direction}

ИСО 3535 Листы для разработки форм и схемы размещения (ISO 3535. Forms design sheet and layout chart)

3 Образец для составления торговых документов

Образец для составления документов, приведенный на рисунке 1. определяет основные принципы построения полей изображения на документах, используемых в международной торговле. Как правило, образец строится на принципе «окон». Адрес получателя расположен еобласти. приемлемой для почтовых работников при использовании конвертов с прозрачным окошком для адреса. Расположение других объектов, имеющихся в форме, выбирается исходя из технических, законодательных, коммерческих, административных и практических соображений. Место для поля «свободного размещения» в нижней части формуляра-образца предназначено для особых нужд конкретного применения.

Издание официальное

4    Формат бумаги и поле изображения

Формат бумаги образца — А4 (210x297 мм), как определено в ИСО 216. с запасом для формата A5L (148 х 210 мм). 8 соответствии с положениями приложения А ИСО 3535 применяют следующую ширину полей:

- левое поле (для подшивки) — (20 ± 0,5) мм;

* верхнее попе (для зажима) — (10±0,5)мм.

В результате доступное поле изображения на бланках, разработанных на основе образца, имеет размер 183x280 мм. а для формата A5L — 131 х 183 мм.

Поскольку формат бумаги размером 216 х 279 мм часто используют для торговых документов в некоторых странах, в частности в Соединенных Штатах Америки, следует принимать в расчет, что поле изображения для бланков такого формата и формата А4 ограничивается размерами 183x262 мм.

Регулировка полей изображения достигается путем установления вышеуказанных левого и верхнего полей, которые обеспечивают соответствующее положение формы относительно левого и верхнего краев бумаги.

5    Принципы построения

Линии раздела полей должны соответствовать линиям на листе разработки форм, установленным ИСО 3535.

Основной принцип разработки документа на базе формуляра-образца заключается в том. что необходимая в документе информация должна быть расположена в определенном месте. Информация, требуемая в документе, нонеукаэаннаявформуляре-образце. должна быть размещена вполе «свободное размещение».

Если такую информацию размещают после подготовки оригинального документа, то она может быть размещена в соответствующих полях формуляра-образца, предназначенных для информации, не относящейся к оформляемому документу.

6 Элементы формуляра-образца

6.1    Общие положения

В формуляре-образце приводят только установленные заголовки. В комментариях приводят дополнительные характеристики данных, которые должны быть занесены в соответствующие поля.

Наименование типа документа, например «Счет-фактура», обычно напечатанное заранее, расположено справа в верхнем поле. На рисунке 1 место размещения наименования обозначено словами: «Форма-образец составления торговых документов».

6.2    Грузоотправитель (экспортер)

Данное поле предназначено для указания имени и адреса отправителя грузов или. в некоторых случаях, составителя документа.

6.3    Грузополучатель

Поле для заполнения имени и адреса грузополучателя должно быть расположено в соответствии с международными почтовыми спецификациями так. чтобы можно было использовать конверты с прозрачным окошком для адреса.

Применение — Данный образец должен содержать не более пяти строк, в случае если используется междустрочный интервал 4.233 мм (1/6дюйма). Однако можно вместить шесть строк, если используется междустрочный интервал 3.173 мм (1/8 дюйма).

6.4    Уведомление или адрес доставки

Если при морских перевозках грузы доставляют по заказу, то может потребоваться адрес уведомления. 8 других случаях место допускается использовать для указания адреса доставки груза, если он отличается от почтового адреса грузополучателя.

6.5    Детализация транспортной информации

Данное поле предназначено для описания способа транспортирования, включая наименование населенных пунктов в маршруте, режимы и средства транспортировки.

6.6    Дата и исходящий номер

Если не указано иное, то дата означает дату выпуска конкретного документа. Исходящий номер — это номер или обозначение, предпочтительно являющиеся общими для каждого комплекта документов. Он может быть таким же. как номер заказа, номер счета-фактуры и т. д. В это поле допускается вносить также другие данные, например дату, номер или срок действия документа, как непосредственно в процессе его заполнения, так и в процессе передачи сторонам, которым поступают документы. Последовательность вышеуказанных данных может носить произвольный характер.

6.7    Покупатель (если он не является грузополучателем) или другой адрес

Часто грузы отправляют по одному адресу, а документы — по другому. 8 этих случаях в поле грузополучателя указывают адрес, по которому должен быть доставлен груз, указанный в транспортных документах, а в поле альтернатиеногоадреса указывают получателя документов, например счета-фактуры.

Формуляр-образец может содержать не более 35 знаков в строке с интервалом между знаками 2.54 мм (10 знаков на дюйм). Из-за ограничений видимой длины в конвертах с прозрачным окошком для адреса, соответствующей промежутку между конвертом и вставкой, рекомендуется использовать не более 32 печатных знака, регулируемых по левому краю. При интервале между знаками 2,12 мм (12 знаков на дюйм), можно легко вместить 35 печатных знаков.

6.8    Данные о стране

Для статистических и других целей может потребоваться информация о стране происхождения, о стране, откуда отправлен груз (грузоотправителе), и о стране назначения. Если эти данные не требуются. то это место может быть использовано для прочих целей, например для указания номера лицензии, который также может быть указан в поле, в котором приводят условия поставки и оплаты.

6.9    Условия поставки и оплаты

Данное поле может быть использовано для указания срока поставки, сроков оплаты, деталей страхования и др.

6.10    Маркировка грузов и номера контейнеров

Данное поле предназначено для указания деталей, необходимых для идентификации грузов (грузовых контейнеров) и для установления их связи с документами, которые приводят в соответствии с Рекомендацией № 15 Конвенции по облегчению международного морского судоходства UN/ECE ООН (UN/ECE/FAL). Если на грузах присутствует маркировка с адресом грузополучателя, в поле приводят слова «Адресовано грузополучателю», или должен быть приведен полный адрес, указанный на грузах.

6.11    Число и виды упаковок

Для этих элементов данных не отведена отдельная колонка, так как она должна быть достаточно широкой, чтобы вместить информацию о максимальном числе упаковок, которая не часто упоминается и. таким образом, незачем будетуменьшатьместодляописания грузов. Рекомендуется впечатывать эту информацию так. чтобы она четко отделяласьот описания грузов.

6.12    Описание грузов

Данное поле предназначено для описания грузов с использованием общепринятых торговых терминов. с привлечением по возможности терминологии, используемой при взимании таможенных пошлин и в тарифах на фрахт. Для подробной технической характеристики товара следует использовать поле «Свободное размещение».

6.13    Код товара

Если товару присваивается код. соответствующий статистическому списку товаров или таможенным кодам, то как минимум первые цифры этих кодов в большинстве случаев используются в глобальном масштабе.

6.14    Масса брутто

Масса брутто предназначена для транспортных и прочих погрузочно-разгрузочных целей. Массу брутто указывают в той же колонке, что и массу нетто, но масса брутто может быть размещена в другом ряду или на другом уровне.

6.15    Кубатура

Это поле предназначено для указания кубического пространства, требуемого для перевозки данного груза. Информация о кубатуре располагается рядом с весом брутто.

з

6.16    Масса нетто

В данном поле указывают массу нетто, а также сопутствующие величины, необходимые для статистических целей, указанных в соответствующем перечне товаров или таможенных тарифах.

6.17    Стоимость

Указание стоимости требуется главным образом для статистических целей. В большинстве стран статистика по экспорту основана на стоимости Free On Board (FOB) — франко-борт, а статистика no импорту на стоимости, страховании и фрахте (Cost. Insurance. Freight (CIF)).

6.18    Свободное размещение

Данное поле предназначено для указания дополнительной информации, которая не вместилась в специальноотведенных для нее полях. Размер данного поля определяется разделительной пунктирной линией.

6.19    Аутентификация (подпись)

Данное поле предназначено для подписи или другого подтверждения подлинности, в томчисле для информации, имеющей отношение кместу, где подписан документ, или проведена его идентификация, а также может быть указана дата аутентификации и др.

/439&ч

ISO


ФОРМА-ОБРАЗЕЦ СОСТАВЛЕНИЯ ТОРГОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Грузоотправитель (экспортер)

Дата и исходящий номер и др

грузополучатель

Покупатель (если он не является грузополучателем) или другой адрес

Уведомление или адрес доставки

Страна происхождения Страна-отпоавиталь

Страна назначения

детализация транспортиров

Условия поставки и оплаты

Маркировка груза | Число и вид упаковок, описание груза и номер контейнера

Код товара

Масса

брутто

Кубатура

Масса

нетто

Стоимость

\

\

1_

Место и дата состаеле»«я Подпись

Рисунок 1 — Пример формы-образца составлений торговых документов


Приложение ДА (справочное)

Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов ссылочным национальным

стандартам Российской Федерации

Таблице ДА.1

Обозначение ссылочного международного стандарта

Степень соответствия

Обозначение и наименование соответствующего национального стандарта

ИСО 216

ИСО 3535

* Соответствующий национальный стандарт отсутствует. До его утверждения рекомендуется использовать перевод на русский язык данного международного стандарта. Перевод денного международного стандарта находится в Федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов.

Библиография

|1)    UN/UN/ECE/FAL Recommendation No. 1S. Simpler Shipping Marks1* (Рекомендация N» IS Конвенции no облег

чению международного морского судоходства (FAL) Европейской экономической комиссии (UNSECE)OOK. Упрощенные отгрузочные маркировки) (UN/UN/ECE/FAL Recommendation No. 1S. Simpler Shipping Marks1 *)

(2) UN/ECE/TRAOE/137. United Nations layout key tor trade documents. United Nations publication. Sales no.. E.61.II.E.191* (Европейская экономическая комиссия (UN/ECE) ООН/Отдел торговли/137. Форма -образец ООН для торговых документов. Публикация ООН. Товарный номер: Е.81.0.Е.19) (UN/ECE/TRAOE/137. United Nations layout key for trade documents. United Nations publication. Sales №.: E.81 .II.E.191*)

На основе материалов, доступных no следующим адресам: ООН. Отдел продаж. Дворец Наций. СН-1211 Женева 10 или ООН. Отдел продаж Нью-Йорк. NY 10017.

УДК 658.6/.9:006.354    ОКС01.140.30

Ключевые слова: электронный обмен данными, синтаксические правила. EDIFACT

Редактор 7.А. Леонова Технический редактор В. Н. Прусакова Корректор М.8. Буйная Компьютерная верстка А Н. Зопотаровой

Сданоенабор 23.09.2014. Подписано в печать09.10.2014. Формат 60 к 64    Гарнитура Ариел.

Уел. леч. л. 1.40. Уч.-изд л. 0.90. Тираж 46 эха За к. 42S6.

Издано и отпечатано во ФГУП «СТАНДЛРТИНФОРМ». 123995 Москва. Гранатный пер.. 4. www.90slinfo.1u