ГОСТ Р ИСО 6422-1-2012 Образец составления торговых документов. Часть 1. Печатные документы

ГОСТ Р ИСО 6422-1-2012

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ОБРАЗЕЦ СОСТАВЛЕНИЯ ТОРГОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Часть 1

Печатные документы

Layout key for trade documents. Part 1. Paper-based documents

ОКС 01.140.30

Дата введения 2014-01-01

Предисловие

1 ПОДГОТОВЛЕН Закрытым акционерным обществом "Проспект" на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 55 "Терминология, элементы данных и документация в бизнес-процессах и электронной торговле"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 20 ноября 2012 г. N 964-ст

4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 6422-1:2010* "Образец составления торговых документов. Часть 1. Печатные документы" (ISO 6422-1:2010 "Layout key for trade documents - Part 1: Paper-based documents", IDT).

________________

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. - .

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Январь 2019 г.

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

Введение

В 1963 г. Европейской экономической комиссией Организации Объединенных Наций (UN/UN/ECE) было достигнуто международное соглашение по оформлению документов, используемых в международной торговле, и принятию образцов для составления торговых документов UN/ECE. С этого времени формы документов на морские, железнодорожные, автомобильные перевозки и на перевозку почты были согласованы с образцом составления торговых документов, разработанным UN/ECE посредством рекомендаций и положений в соответствующих конвенциях, так же как и формы по различным международным таможенным конвенциям, льготным мероприятиям и товарным соглашениям.

В 1969 г. Экономический и Социальный Совет Организации Объединенных Наций принял поправку к Рекомендации UN/ECE использовать образец составления документов в случае, если документы предназначены для использования в международных торговых операциях. Это подготовило почву для принятия международными и региональными организациями образца составления документов в области международной торговли такими организациями, как региональные экономические комиссии ООН для Африки (ЕСА), а также для Азии и Тихого океана (ESCAP).

В 1975 г. было установлено, что документы, соответствующие образцу составления UN/ECE, уже использовались во многих странах за пределами региона UN/ECE, включая такие как Австралия, Япония и Новая Зеландия, и что внедрение необходимых общенациональных систем было облегчено наличием международного стандарта.

В 1978 г. комитет UN/ECE по развитию торговли отметил, что образец составления торговых документов, согласованный экспертами UN/ECE в 1963 г. и формально рекомендованный Рабочей группой по упрощению процедур в международной торговле в 1973 г., достиг уровня всемирного признания, что позволило принять его в качестве формуляра-образца для составления торговых документов, рекомендованного ООН.

Настоящий стандарт устанавливает требования к вышеуказанному образцу составления торговых документов с учетом поправок к новой версии, опубликованной ООН в 1982 г.

Национальные организации по стандартизации и органы содействия национальной торговли, как в развитых, так и в развивающихся странах, разработали стандарты и рекомендации к национальным образцам, которые соответствуют рекомендациям UN/ECE, а также ряд внутренних документов для использования в международных торговых операциях. Некоторые региональные организации, такие как Совет Экономической Взаимопомощи (СМЕА) и Комиссия Европейских Сообществ (ССЕ), разработали различные формы базовых документов, необходимых в межрегиональной торговле.

Прогресс в области автоматической обработки и передачи данных (ADP) был очень быстрым, в связи с чем использование процедур по оформлению документации, соответствующих новым методикам, может привести к несовместимости систем разной сложности, применяемых в разных странах, а также к тому, что образец ООН для составления торговых документов может не подходить для автоматической обработки. Однако опыт нескольких стран и организаций доказал, что образец ООН пригоден для таких применений, так же как и для традиционных методов, и он рекомендован в качестве основы для представления документации в международной торговле независимо от того, в автоматической или неавтоматической форме обрабатываются документы.

Примечание - Торговые документы, составленные по образцу ООН и отправленные в конверте, имеющем прозрачное окошко для адреса, не всегда удовлетворяют всем критериям стандартных почтовых объектов, установленным Международным почтовым союзом. В результате этого документы такого типа при отправке по почте, возможно, не смогут приносить выгоду от льготного тарифа и от их обработки при отправке почтовой администрацией некоторых стран.

Международный стандарт ИСО 6422-1 подготовлен Техническим комитетом ИСО/ТК154 "Процессы, элементы данных и документация в торговле, промышленности и управлении".

ИСО 6422-1 и ИСО 6422-2 заменяют ИСО 6422:1985, в котором разделы "Введение", "Нормативные ссылки" и "Библиография" изменены с тем, чтобы соответствовать современным шаблонам стандартов. Кроме того, уточнены пояснения акронимов, используемых в разделе 6.17 "Стоимость".

ИСО 6422 состоит из следующих частей, имеющих общий заголовок "Образец составления торговых документов":

- часть 1. Печатные документы.

Требования к документам, оформленным в электронном виде, установлены в:

- часть 2. Электронные документы.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает требования к образцу составления документов, относящихся к административной, коммерческой, производственной и распределительной деятельности в области торговли, независимо от того, подготовлены эти документы рукописным способом, на механическом или автоматическом оборудовании или путем копирования. В частности, настоящий стандарт предназначен для разработки совместимой серии форм путем применения воспроизводимой формы при подготовке документа за один прогон. Документы, подготовленные таким образом, рассматриваются как оригиналы и копии, так же как и документы, подготовленные иными методами.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты*. В случае ссылок на стандарты, у которых указана дата утверждения, необходимо пользоваться только указанной редакцией. В случае, когда дата утверждения не приведена, следует пользоваться последней редакцией ссылочных стандартов, включая любые поправки и изменения к ним.

_______________

* Таблицу соответствия национальных стандартов международным см. по ссылке. - .

ISO 216, Writing paper and certain classes of printed matter - Trimmed sizes - A and В series, and indication of machine direction (Бумага писчая и определенные классы печатной продукции. Потребительские форматы. Серии А и В)

ISO 3535, Forms design sheet and layout chart (Листы для разработки форм и схемы размещения)

3 Образец для составления торговых документов

Образец для составления документов, приведенный на рисунке 1, определяет основные принципы построения полей изображения на документах, используемых в международной торговле. Как правило, образец строится на принципе "окон". Адрес получателя расположен в области, приемлемой для почтовых работников при использовании конвертов с прозрачным окошком для адреса. Расположение других объектов, имеющихся в форме, выбирается исходя из технических, законодательных, коммерческих, административных и практических соображений. Место для поля "свободного размещения" в нижней части формуляра-образца предназначено для особых нужд конкретного применения.

4 Формат бумаги и поле изображения

Формат бумаги образца - А4 (210x297 мм), как определено в ИСО 216, с запасом для формата A5L (148х210 мм). В соответствии с положениями приложения А ИСО 3535 применяют следующую ширину полей:

- левое поле (для подшивки) - (20±0,5) мм;

- верхнее поле (для зажима) - (10±0,5) мм.

В результате доступное поле изображения на бланках, разработанных на основе образца, имеет размер 183x280 мм, а для формата A5L - 131х183 мм.

Поскольку формат бумаги размером 216х279 мм часто используют для торговых документов в некоторых странах, в частности в Соединенных Штатах Америки, следует принимать в расчет, что поле изображения для бланков такого формата и формата А4 ограничивается размерами 183x262 мм.

Регулировка полей изображения достигается путем установления вышеуказанных левого и верхнего полей, которые обеспечивают соответствующее положение формы относительно левого и верхнего краев бумаги.

5 Принципы построения

Линии раздела полей должны соответствовать линиям на листе разработки форм, установленным ИСО 3535.

Основной принцип разработки документа на базе формуляра-образца заключается в том, что необходимая в документе информация должна быть расположена в определенном месте. Информация, требуемая в документе, но не указанная в формуляре-образце, должна быть размещена в поле "свободное размещение".

Если такую информацию размещают после подготовки оригинального документа, то она может быть размещена в соответствующих полях формуляра-образца, предназначенных для информации, не относящейся к оформляемому документу.

6 Элементы формуляра-образца

6.1 Общие положения

В формуляре-образце приводят только установленные заголовки. В комментариях приводят дополнительные характеристики данных, которые должны быть занесены в соответствующие поля.

Наименование типа документа, например "Счет-фактура", обычно напечатанное заранее, расположено справа в верхнем поле. На рисунке 1 место размещения наименования обозначено словами: "Форма-образец составления торговых документов".

6.2 Грузоотправитель (экспортер)

Данное поле предназначено для указания имени и адреса отправителя грузов или, в некоторых случаях, составителя документа.

6.3 Грузополучатель

Поле для заполнения имени и адреса грузополучателя должно быть расположено в соответствии с международными почтовыми спецификациями так, чтобы можно было использовать конверты с прозрачным окошком для адреса.

Примечание - Данный образец должен содержать не более пяти строк, в случае если используется междустрочный интервал 4,233 мм (1/6 дюйма). Однако можно вместить шесть строк, если используется междустрочный интервал 3,175 мм (1/8 дюйма).

6.4 Уведомление или адрес доставки

Если при морских перевозках грузы доставляют по заказу, то может потребоваться адрес уведомления. В других случаях место допускается использовать для указания адреса доставки груза, если он отличается от почтового адреса грузополучателя.

6.5 Детализация транспортной информации

Данное поле предназначено для описания способа транспортирования, включая наименование населенных пунктов в маршруте, режимы и средства транспортировки.

6.6 Дата и исходящий номер

Если не указано иное, то дата означает дату выпуска конкретного документа. Исходящий номер - это номер или обозначение, предпочтительно являющиеся общими для каждого комплекта документов. Он может быть таким же, как номер заказа, номер счета-фактуры и т.д. В это поле допускается вносить также другие данные, например дату, номер или срок действия документа, как непосредственно в процессе его заполнения, так и в процессе передачи сторонам, которым поступают документы. Последовательность вышеуказанных данных может носить произвольный характер.

6.7 Покупатель (если он не является грузополучателем) или другой адрес

Часто грузы отправляют по одному адресу, а документы - по другому. В этих случаях в поле грузополучателя указывают адрес, по которому должен быть доставлен груз, указанный в транспортных документах, а в поле альтернативного адреса указывают получателя документов, например счета-фактуры.

Формуляр-образец может содержать не более 35 знаков в строке с интервалом между знаками 2,54 мм (10 знаков на дюйм). Из-за ограничений видимой длины в конвертах с прозрачным окошком для адреса, соответствующей промежутку между конвертом и вставкой, рекомендуется использовать не более 32 печатных знака, регулируемых по левому краю. При интервале между знаками 2,12 мм (12 знаков на дюйм), можно легко вместить 35 печатных знаков.

6.8 Данные о стране

Для статистических и других целей может потребоваться информация о стране происхождения, о стране, откуда отправлен груз (грузоотправителе), и о стране назначения. Если эти данные не требуются, то это место может быть использовано для прочих целей, например для указания номера лицензии, который также может быть указан в поле, в котором приводят условия поставки и оплаты.

6.9 Условия поставки и оплаты

Данное поле может быть использовано для указания срока поставки, сроков оплаты, деталей страхования и др.

6.10 Маркировка грузов и номера контейнеров

Данное поле предназначено для указания деталей, необходимых для идентификации грузов (грузовых контейнеров) и для установления их связи с документами, которые приводят в соответствии с Рекомендацией N 15 Конвенции по облегчению международного морского судоходства UN/ECE ООН (UN/ECE/FAL). Если на грузах присутствует маркировка с адресом грузополучателя, в поле приводят слова "Адресовано грузополучателю" или должен быть приведен полный адрес, указанный на грузах.

6.11 Число и виды упаковок

Для этих элементов данных не отведена отдельная колонка, так как она должна быть достаточно широкой, чтобы вместить информацию о максимальном числе упаковок, которая не часто упоминается и, таким образом, незачем будет уменьшать место для описания грузов. Рекомендуется впечатывать эту информацию так, чтобы она четко отделялась от описания грузов.

6.12 Описание грузов

Данное поле предназначено для описания грузов с использованием общепринятых торговых терминов, с привлечением по возможности терминологии, используемой при взимании таможенных пошлин и в тарифах на фрахт. Для подробной технической характеристики товара следует использовать поле "Свободное размещение".

6.13 Код товара

Если товару присваивается код, соответствующий статистическому списку товаров или таможенным кодам, то как минимум первые цифры этих кодов в большинстве случаев используются в глобальном масштабе.

6.14 Масса брутто

Масса брутто предназначена для транспортных и прочих погрузочно-разгрузочных целей. Массу брутто указывают в той же колонке, что и массу нетто, но масса брутто может быть размещена в другом ряду или на другом уровне.

6.15 Кубатура

Это поле предназначено для указания кубического пространства, требуемого для перевозки данного груза. Информация о кубатуре располагается рядом с весом брутто.

6.16 Масса нетто

В данном поле указывают массу нетто, а также сопутствующие величины, необходимые для статистических целей, указанных в соответствующем перечне товаров или таможенных тарифах.

6.17 Стоимость

Указание стоимости требуется главным образом для статистических целей. В большинстве стран статистика по экспорту основана на стоимости Free On Board (FOB) - франко-борт, а статистика по импорту на стоимости, страховании и фрахте (Cost, Insurance, Freight (CIF)).

6.18 Свободное размещение

Данное поле предназначено для указания дополнительной информации, которая не вместилась в специально отведенных для нее полях. Размер данного поля определяется разделительной пунктирной линией.

6.19 Аутентификация (подпись)

Данное поле предназначено для подписи или другого подтверждения подлинности, в том числе для информации, имеющей отношение к месту, где подписан документ, или проведена его идентификация, а также может быть указана дата аутентификации и др.

Рисунок 1 - Пример формы-образца составления торговых документов

Приложение ДА
(справочное)

Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов национальным стандартам

Таблица ДА.1

Библиография

Электронный текст документа

и сверен по:

, 2019