allgosts.ru01. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. ТЕРМИНОЛОГИЯ. СТАНДАРТИЗАЦИЯ. ДОКУМЕНТАЦИЯ01.140. Информатика. Издательское дело

ГОСТ Р ИСО 22310-2009 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами

Обозначение:
ГОСТ Р ИСО 22310-2009
Наименование:
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами
Статус:
Действует
Дата введения:
07/01/2010
Дата отмены:
-
Заменен на:
-
Код ОКС:
01.140.20

Текст ГОСТ Р ИСО 22310-2009 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами



ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ

НАЦИОНАЛЬНЫМ

СТАНДАРТ

РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ

ГОСТРИСО

22310-

2009

Система стандартов по информации, библиотечному

и издательскому делу

ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ. РУКОВОДСТВО ДЛЯ РАЗРАБОТЧИКОВ СТАНДАРТОВ, УСТАНАВЛИВАЮЩИХ ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТАМИ

ISO 22310: 2006

Information and documentation — Guidelines for standards drafters records management requirements in standards (IDT)

Издание официальное

Москва

Стакдартикформ

2010

ГОСТ Р ИСО 22310—2009

Предисловие

Цели и принципы стандартизации е Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», а правила применения национальных стандартов Российской Федерации — ГОСТ Р 1.0—2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения»

Сведения о стандарте

1    ПОДГОТОВЛЕН Государственным учреждением Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела «ВНИИДАД» на основе аутентичного перевода на русский язык международного стандарта, указанного в пункте 4

2    ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

3    УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15 декабря 2009 г. No 1260-ст

4    Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 22310:2006 «Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами» (ISO 22310: 2006 «Information and documentation — Guidelines for standards drafters records management requirements in standards», IDT)

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

5    ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется е ежегодно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты», а текст изменений и правок — в ежемесячно издаваемых информационных указателях «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет

© Стандартинформ. 2010

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии

ГОСТ Р ИСО 22310—2009

Содержание

1 Область применения...........................................1

2 Нормативные ссылки..........................................1

3    Термины и определения.........................................

4    Общие принципы..............................................

4.1    Типовые требования, устанавливаемые в других стандартах в соответствии с ИСО 15489. . .

4.2    Дополнительные требования.....................................

5    Руководство по разработке и структуре требований к управлению документами, устанавливаемых

в стандартах................................................

5.1    Общие положения...........................................

5.2    Специфические отраслевые требования..............................

5.3    Модель управления документами, структура и общие элементы.................

в Типовые элементы требований к управлению документами......................

Приложение ДА (обязательное) Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов

ссылочным национальным стандартам Российской Федерации............5

JMa)U ММ N)N)N»N>

ГОСТ Р ИСО 22310—2009

Введение

Все большее число стандартов содержит требования, касающиеся создания, использования и управления документами. Поэтому важно, чтобы новые стандарты являлись дополнениями стандартов ИСО 15489-1:2001 иИСО/Т0 15489-2:2001 для того, чтобы документы, разрабатываемые на основании их требований, оставались последовательными, аутентичными и единообразными.

В стандартах ИСО ТК 46/ПК 11 говорится о необходимости обеспечения взаимодействия между* народных стандарте». Поэтому настоящий стандарт о требованиях к управлению документацией, уста* навливаемых в стандартах ИСО. разрабатывался как дополнительное руководство к Директивам ИСО/МЭК.

Цель настоящего стандарта — содействие специалистам, разрабатывающим новые либо коррек* тирующим устаревшие требования к управлению документами, заложенные в стандартах, а также овес* печивающим соответствие этих требований вышеупомянутым критериям последовательности и функциональной совместимости.

Следование настоящим руководящим принципам предполагает включение в стандарты ИСО/МЭК по управлению документами дополнительных требований, разработанных на основании общих требований. представленных в ИСО 15489.

Применение настоящих руководящих принципов обеспечит взаимодействие вышеназванных стандартов и соответствие им других стандартов по управлению документами и системами с целью их совместного использования заинтересованными организациями.

Технические комитеты ИСО. ответственные за разработку общих требований к управлению документами в стандартах, отвечают за обеспечение целостности своих стандартов. Эти технические комитеты проводят отраслевую политику и обеспечивают дальнейшее руководство в области развития стандартов для каждой отрасли. Такое руководство является дополнением к руководящим указаниям настоящего стандарта.

IV

ГОСТ Р ИСО 22310—2009

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ. РУКОВОДСТВО ДЛЯ РАЗРАБОТЧИКОВ СТАНДАРТОВ, УСТАНАВЛИВАЮЩИХ ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТАМИ

System of standards on information, nbrarianship and pubfcshmg. information and documentation. Guidelines for standards drafters records management requrements in standards

Дата введения — 2010—07—01

1 Область применения

Настоящий стандарт объединяет требования, предъявляемые к документам в стандартах ИСО 15489-1, ИСО/ТО 15489-2 и ИСО 23081-1 для включения их во все стандарты, регламентирующие процессы создания и хранения документов. В кем также выделены различные элементы требований, которые следует рассматривать как компоненты расширенной структуры управления документацией.

Содержащиеся в настоящем стандарте указания дополняют правила выполнения технической работы и методологию разработки международных стандартов, установленные Директивами ИСО/МЭК.

Настоящий стандарт предназначен для использования всеми организациями ИСО. участвующими в разработке проблем управления документами или требований к документации в стандартах. Он также может использоваться организациями, не входящими в состав ИСО. но применяющими стандарты ИСО на международном, региональном или национальном уровне и находящимися в процессе разработки стандартов и/или соответствующих документов, устанавливающих требования к управлению документами.

Примечание— Значение термина «стандарт» в настоящем стандарте охватывает целый ряд документов разных видов, в именно: международные стандарты, руководящие принципы ИСО/МЭК. технические спецификации, технические отчеты, общественно доступные спецификации и международные рабочие соглашения. если не указывается конкретный вид документа.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы датированные и недатированные ссыпки на международные стандарты. При датированных ссыпках последующие редакции международных стандартов или изменений к ним действительны для настоящего стандарта только после внесения изменений к настоящему стандарту или путем подготовки новой редакции настоящего стандарта. Для недатированных ссылок действительно последнее издание стандарта, на который была произведена ссылка, включая поправки.

ИСО 15489-1:2001 Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования (ISO 15489-1:2001. Information and documentation — Records management — Part 1: General)

ИСО/ТО 15489*2:2004 Информация и документация. Управление документами. Часть 2. Руководящие принципы (ISO/TR 15489-2. Information and documentation — Records management — Part 2: Guidelines)

ИСО 23081-1 Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы (ISO 23081-1. Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — Part 1: Principles)

ИСО/МЭК Руководство 2. Стандартизация и смежные виды деятельности. Общий словарь (ISO/IEC Guide 2. Standardization and related activities — General vocabulary)

Издание официальное

1

ГОСТ Р ИСО 22310—2009

МЭК 82045*1 Управление документами. Часть 1. Принципы и методы (IEC 82045*1, Document management — Part 1: Principles and methods)

ИСО/МЭК Директивы. Часть 2. Правила для структурирования и проектирования международных стандартов (ISO/1EC Directives, Part 2. Rules for the structure and drafting of International Standards)

3    Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины, данные в Руководстве 2 ИСО/МЭК и ИСО 15489*1.

4    Общие принципы

4.1    Типовые требования, устанавливаемые в других стандартах в соответствии с ИСО 15489

Типовые требования, установленные в ИСО 15489. включают в себя:

•    требования к созданию документов (правила документирования) —требования, определяю* щие. какие конкретные документы должны быть созданы в процессе деятельности и введены в систему документов, а также информацию, содержащуюся в этих документах, и данные, которые необходимо собрать об этих документах (метаданные об управлении документами);

•    требования к хранению документов —требования, устанавливающие, как долго должны хра* ниться документы, и каким образом их следует передавать сторонним организациям, а также как орга* низовать их уничтожения;

•    требования к доступу к документам — требования, устанавливающие, кому разрешен доступ к документам и как регулируются права доступа;

•    требования к обеспечению сохранности документов —требования, опредепяющие условия доступа и использования документов;

•    требования к системам, предназначенным для создания и хранения документов;

•    инструменты или процедуры управления документами — средства типа схем метаданных, схем классификации, касающихся безопасности и доступа, а также соответствующие органы.

4.2    Дополнительные требования

Дополнительные требования включают в себя:

•    целесообразность — специальные требования к управлению документами, которые могут быть разработаны только тогда, когда в этом есть необходимость и когда ссылка на ИСО 15489 является не* достаточной;

•    совместимость, которая должна быть обеспечена в полном объеме в соответствии с ИС015489

5    Руководство по разработке и структуре требований к управлению

документами, устанавливаемых в стандартах

5.1 Общие положения

Большинство руководящих указаний, представленных в данном подразделе, являются дополне* нием к правилам, данным в Директивах ИСО/МЭК Часть 2. которые содержат требования к структуре и проектированию (порядку создания) международных стандартов.

В процессе разработки нового стандарта следует учитывать совместимость и легкость использования данного дополнения со стандартами ИСО 15489 и ИСО/МЭК 82045-1. включая следующие аспекты:

- термины и определения;

•    согласованные общие элементы;

•    использование согласованной общей структуры с разделами, на которые следует ссылаться;

•    ясность изложения (как текста, так и оформления);

•    отсутствие повторений и противоречий.

Разработка и пересмотр всех требований к управлению документами в стандартах должны следовать согласно процессам, описанным в 5.3. В организациях, где проект документа уже принят и обнародован. следует установить области применения рекомендаций 5.3 и 4.2, основываясь на завершенности документа.

Во всех требованиях к управлению документами следует использовать единую терминологию для удобства их использования. По возможности в требованиях к управлению документацией следует использовать общие элементы (см. 5.3.3.).

2

ГОСТ Р ИСО 22310—2009

5.2 Специфические отраслевые требования

5.2.1    Общие положения

Там. где предложенные требования к управлению документами касаются какой-либо конкретной области применения (отрасли), нижеследующие положения применяют как дополнение к руководству, данному в 5.3 и 4.2.

5.2.2    Требования к управлению документами, касающиеся конкретной области применения (отрасли)

a)    Должны быть совместимы и согласованы с общими требованиям к управлению документами.

b)    Должна быть ясно определена специфика этих требований и их отношения с общими требованиями к управлению документами (например, дополнительные требования, касающиеся определенной отрасли, пояснения или и то и другое совместно).

c)    Должна быть всегда четко обозначена специфика информации, касающаяся конкретной области применения (например, с использованием различных типографских стилей)

5.2.3    Спецификация разработки (Техническое задание)

8 случае разработки требований к управлению документами (ИСО 15489-1 п. 3.16), следует указать ссылку на стандарт ИС0 15489-1 и ИСО/Т0 15469-2 (е дальнейшем обозначенный как ИС015489). В случаях наличия требований, касающихся конкретной области применения (отрасли), они должны быть добавлены к основным в соответствии с рекомендуемой структурой, описанной в настоящем стандарте.

5.2.4    Работа с отступлениями

Любое отступление от спецификации проекта должно быть подтверждено комитетом, разрабатывающим стандарт и задокументировано для предоставления техническому комитету возможности обосновать эти отступления в ИСО. Кроме того, следует установить соответствующие процедуры для внесения этих изменений. За это отвечает технический комитет, работающий со стандартами.

5.3 Модель управления документами, структура и общие элементы

5.3.1    Общие положения

Рекомендуется, чтобы в требованиях к управлению документами для различных целей применялась согласованная терминология и идентифицированный набор общих элементов. Это позволит организациям осуществить внедрение стандартов на единой методологической основе.

Совместимость требований и удобство их использования могут быть повышены путем унификации стандартов. Следует согласовывать такие аспекты, как структура стандарта, количество общих элементов. а также их содержание и используемую терминологию.

5.3.2    Соответствие модели и структуре ИСО 15489

Общая структура требований к управлению документами должна быть основана на признанной модели и логической систематизации требований в соответствии с этой моделью.

Выбранная модель должна включать основные принципы, применяемые к ИС015469 с целью содействия:

a)    пользователям в понимании этих принципов и применении систем управления документами;

b)    разработчикам стандартов в построении последовательной и логической структуры.

Существующие модели требований к управлению документами развиваются, и в будущем могут

появиться новые модели. Технические комитеты ИСО. разрабатывающие требования к управлению документами в стандартах, и те. кто собирается использовать другую модель, должны гарантировать ее совместимость со стандартом ИСО 15469 и стандартами, разработанными другими техническими комитетами.

Примечание — Примеры использования этих моделей приведены в ИСО 15469.

5.3.3    Общие элементы

Если технический комитет, разрабатывающий проект требований к управлению документами, выбирает набор элементов, который значительно отличается от приведенного в таблице 1. то в этом случае следует ему включать в свои документы таблицы перекрестных ссылок к другим стандартам.

При формировании типовых элементов требований к управлению документами следует использовать те же самые формулировки, если подразумевается то же самое значение. Такую систематизацию элементов рекомендуется прилагать к проекту стандарта для удобства его использования, а также для совместного применения этого стандарта и стандарта ИСО 15489.

э

ГОСТ Р ИСО 22310—2009

6 Типовые элементы требований к управлению документами

Цель применения систем управления документами так же. как и детали различных аспектов, пред* ставлены в ИСО 15489

Таблице 1 — Типовые элементы требований к управлению документами

Основная область применения требований я управлению документами

Общий элемент требований

Типовой элемент содержания требований

Создание документов

Административные правила, определяющие. какие документы должны быть созданы и объединены в систему документов. Кроме того, административные правила для контроля статуса документа в течение всего его жизненного цикле и средства для классификации и индексирования документа

Требования к созданию документов Правила ведения деловых операций

Правила классификации Правила индексирования Требования к созданию метаданных

Хранение документов

Административные правила контроля хранения и уничтожения документов. включая сроки хранения и экспертизу ценности

Специфические требования я хранению. например:

-    юридические, налоговые, финансовые:

•    политика организации деловых операций;

•    интересы других заинтересованных сторон;

-    история организации:

-    культурные требования

Доступ к документам

Административные правила контроля и регулирования доступа к документам и их использования

Ответственность зв доступ включает в себя:

- аспекты безопасности (физические и логические);

• гарантии того, что обеспечение доступа не ставит под угрозу целостность

Обеспечение сохранности документов

Административные правила контроля выбора формата документов и процессов. связанных с обеспечением воспроизводимости документов и возможностью их восстановления.

Требования к созданию и сбору метаданных о действиях, производимых при работе с документами

Правиле перемещения (миграции) документов.

Правила выбора программного обеспечения.

Руководящие принципы для выбора формата документа.

Требования к метаданным

Системы, создающие и управляющие документами

Системы, создающие и управляющие документами, должны обладать качествами. гарантирующими (обеспечивающими) полноту (неизменность) содержащихся а них документов и их соответствие требованиям организации в отношении учета и контроля

Системы должны быть:

-    надежными:

-    целостными;

-    легкими е применении:

-    полными:

-    упорядоченными

Инструменты и процедуры управления документами

Инструменты и процедуры управления должны быть разработаны так. чтобы поддерживать структуры управления документами, требуемые в системах управления

Эти инструменты могут включать в себя:

-    схемы метаданных:

-    схемы классификации:

-    процедуры хранения документов.

•    схемы классификации уровней безопасности и доступа:

-    перечни сроков хранения;

•    соответствующие органы власти и управления

Ответственность

Ответственность за информацию должна быть распределена и оцениваться в соответствии с контекстом деловой деятельности

ГОСТ Р ИСО 22310—2009

Приложение ДА (обязательное)

Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов ссылочным национальным стандартам Российской Федерации

Таблица ДА.1

Обозначение ссылочного международного стандарта

Степень

соответствия

Обозначение и наименование соответствующего национального стандарта

ИСО 16469-1:2001

ЮТ

ГОСТ Р ИСО 15469-1—2007 «Система стандартов по информации. библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»

ИСОЯО 15469-2

ИСО 23081-1

ЮТ

ГОСТ Р ИСО 23061-1—2009 «Система стандартов по информации. библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Честь 1. Принципы»

ИСО/МЭК Руководство 2

9

МЭК 82045-1

ИСО/МЭК Директивы. Часть 2

* Соответствующий национальный стандарт отсутствует. До его утверждения рекомендуется использовать перевод не русский язык данного международного стандарта. Перевод денного международного стандарта находится в Федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов.

Примечание — В настоящей таблице использовано следующее условное обозначение степени соответствия ствндертов:

- ЮТ—идентичный стандарт.

5

ГОСТ Р ИСО 22310—2009

УДК 005.92:006.354    ОКС 01.140.20    Т62

Ключевые слова: документ, управление документами, система управления документами, разработка требований к управлению документами, типовые требования к управлению документами, специфические требования к управлению документами, требования к созданию документов, требования к хранению документов, требования к доступу, требования к обеспечению сохранности документов, требования к системам управления документами

6

Редактор Р.Г. Гоеердоаска*

Технический редактор в.Н. Прусакова Корректор В.И. варенцом Компьютерная верстка в.И. Грищенко

Сдано в набор 16.03.2010. Подписано а печать 05.04.2010. Формат 60x04’/». Бумага офсетная. Гарнитура Ариал. Печать офсетная. Уел. печ. п. 1,40. Уч.-иэд. п. 0.80. Тираж 306 экз. Зак. 256.

ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ». 123905 Москва. Гранатный лер.. 4. mfo.@gosbnfo.nj Набрано во ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМк на ПЭВМ

Отпечатано в филиале ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» — тип. «Московский печатник». 105002 Москва. Ляпин лер., б