ГОСТ Р 71185-2023 Конгрессные и выставочные онлайн-мероприятия. Общие требования

        ГОСТ Р 71185-2023

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

КОНГРЕССНЫЕ И ВЫСТАВОЧНЫЕ ОНЛАЙН-МЕРОПРИЯТИЯ

Общие требования

Online Congress and Fair activity. General specifications

ОКС 03.080.30

Дата введения 2024-04-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Российским союзом выставок и ярмарок (РСВЯ)

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 163 "Выставочная, ярмарочная и конгрессная деятельность"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 28 декабря 2023 г. N 1742-ст

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.rst.gov.ru)

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на конгрессные и выставочные онлайн-мероприятия и устанавливает общие требования к их осуществлению.

Стандарт предназначен для применения при организации выставочного, конгрессного, конгрессно-выставочного онлайн-мероприятия федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, организациями различных организационно-правовых форм, самозанятыми гражданами, индивидуальными предпринимателями.

Настоящий стандарт не распространяется на онлайн-мероприятия, организуемые музеями для демонстрации экспозиции, библиотеками и другими учреждениями культуры для осуществления ими уставной деятельности, а также на онлайн-трансляции в сети Интернет разового мероприятия культурного, образовательного, просветительского характера.

2 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

2.1 онлайн-мероприятие: Мероприятие, организованное с использованием информационно-коммуникационных технологий на стадиях подготовки и проведения, в котором взаимодействие участников и посетителей осуществляется без очных коммуникаций с помощью специализированного программного комплекса (платформа мероприятия), обеспечивающего удаленный доступ к месту проведения мероприятия, доступ на которое осуществляется по ссылке (сетевому адресу), направленной участникам, и (или) опубликованной в сети Интернет при свободном доступе посетителей и участников.

Примечание - В выставочно-ярмарочной и конгрессной деятельности к онлайн-мероприятиям относятся выставки, выставки-ярмарки (выставка в режиме онлайн), конгрессные мероприятия, конгрессно-выставочные мероприятия.

2.2 инфраструктура выставочно-ярмарочной и конгрессной деятельности в режиме онлайн: Комплекс взаимосвязанных обслуживающих технологических систем, структур, аппаратно-программных комплексов, предназначенных для подготовки и проведения выставочного, конгрессного, конгрессно-выставочного онлайн-мероприятия и моделирующих взаимодействие участников конгрессно-выставочной деятельности в реальном пространстве.

2.3 площадка онлайн-мероприятия: Общедоступный сегмент информационно-коммуникационной сети Интернет, сетевой адрес которого определяется организатором мероприятия и на котором обеспечено функционирование онлайн-платформы мероприятия.

Примечание - Площадка визуализируется как интернет-ресурс, организатор которого предоставляет всем участникам онлайн-мероприятия возможность размещения тематической информации в текстовых, графических, аудио- и видеоформатах, графического и видеоизображения, аудиопредставления товаров (работ, услуг).

2.4 онлайн-платформа мероприятия: Специализированный комплекс программного обеспечения, функционирующий в информационно-коммуникационной сети Интернет и обеспечивающий обмен информацией между всеми субъектами конгрессно-выставочной деятельности в режиме онлайн.

2.5 субъект конгрессно-выставочной деятельности в режиме онлайн: Организатор, оператор, участники, экспоненты и посетители выставочного, конгрессного, конгрессно-выставочного онлайн-мероприятия; сервисные компании, которые предоставляют товары и (или) услуги, связанные с подготовкой, организацией и проведением выставочного, конгрессного, конгрессно-выставочного онлайн-мероприятия; иные участники конгрессно-выставочной деятельности.

2.6 организатор онлайн-мероприятия: Юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который организует и (или) осуществляет руководство выставочным, конгрессным, конгрессно-выставочным онлайн-мероприятием самостоятельно или с привлечением оператора.

2.7 оператор онлайн-мероприятия: Юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, действующий по поручению организатора выставочного, конгрессного, конгрессно-выставочного онлайн-мероприятия и оказывающий весь комплекс или отдельные виды услуг по участию в соответствующем мероприятии.

Примечание - Оператор несет ответственность за соблюдение требований законодательства Российской Федерации в сфере информации и информационной безопасности, а также защиты персональных данных при организации и проведении онлайн-мероприятия.

2.8 участник онлайн-мероприятия: Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, физическое лицо, принимающее участие в выставочных, конгрессных, конгрессно-выставочных онлайн-мероприятиях с целью демонстрации и (или) реализации своих товаров (работ, услуг), налаживания деловых и организационных контактов, получения информации и обмена опытом.

2.9 технические условия участия в онлайн-мероприятии: Перечень требований к программно-аппаратному комплексу участника и посетителя, соблюдение которых обеспечивает им устойчивый доступ к площадке мероприятия (интернет-ресурсу онлайн-мероприятия).

2.10 выставочные и конгрессные услуги (работы) онлайн-мероприятия: Услуги (работы), оказываемые организатором или оператором организатору и участникам, экспонентам выставочного, конгрессного, конгрессно-выставочного онлайн-мероприятия в связи с организацией и проведением выставочного, конгрессного, конгрессно-выставочного онлайн-мероприятия.

2.11 безопасность онлайн-мероприятия: Информационная безопасность организаторов, операторов, экспонентов, участников, посетителей, делегатов, техническая и информационная безопасность инфраструктуры конгрессно-выставочной деятельности в режиме онлайн, а также комплекс мер по охране интеллектуальной собственности всех участников конгрессно-выставочной деятельности в режиме онлайн.

2.12 выставочный стенд онлайн-выставки: Выделенное пространство площадки онлайн-выставки, имеющее собственный сетевой адрес на основном домене онлайн-выставки, закрепленный за конкретным экспонентом.

2.13 договор на участие в онлайн-мероприятии: Документ, определяющий условия участия в конкретном онлайн-мероприятии, подписав который, в том числе электронной подписью, участник подтверждает согласие с этими условиями, а организатор и (или) оператор обязуется обеспечить участнику оговоренные условия участия.

2.14 каталог онлайн-мероприятия: Локальная информационно-справочная система, размещенная на площадке мероприятия, содержащая перечень участников, их контактную информацию, адреса стендов в случае онлайн-выставки и другую информацию, относящуюся к мероприятию, обеспечивающая возможность контентного поиска по одному или нескольким типам запросов.

2.15 продолжительность онлайн-мероприятия: Период времени, в течение которого оператор онлайн-мероприятия обеспечивает свободный доступ к интернет-ресурсу для участников и посетителей.

2.16 организационные услуги онлайн-мероприятия: Услуги, связанные с практической организацией всех основных работ по подготовке и проведению онлайн-мероприятия.

2.16.1 информационные услуги на онлайн-мероприятии: Услуги, связанные с предоставлением экспонентам, участникам, посетителям необходимой информации на всех стадиях жизненного цикла мероприятия.

2.16.2 дизайнерские услуги на онлайн-мероприятии: Услуги, связанные с проектированием, разработкой и представлением вариантов художественного оформления виртуальных стендов и (или) каталога онлайн-выставки или личных страниц каталога участников конгрессного онлайн-мероприятия, рекламных материалов (баннеров), размещаемых на площадке онлайн-мероприятия, с учетом всех пожеланий организатора, оператора, экспонента, участника онлайн-мероприятия.

2.16.3 рекламные услуги онлайн-мероприятия: Услуги, связанные с размещением в средствах массовой информации и социальных сетях, в каталоге мероприятия, специальных выпусках рекламных материалов (информации) об организаторах, участниках и их деловых интересах.

3 Общие положения

3.1 Выставочная, конгрессная, конгрессно-выставочная деятельность в режиме онлайн осуществляется на основе взаимодействия ее субъектов в соответствии с договорными или иными зафиксированными обязательствами (см. [1]-[3]).

3.2 Выставочное, конгрессное, конгрессно-выставочное онлайн-мероприятие должно быть организовано с учетом требований нормативных документов и нормативных правовых актов (см. [1]-[18]).

4 Требования к площадке проведения онлайн-мероприятия

4.1 Площадкой проведения выставочного, конгрессного, конгрессно-выставочного онлайн-мероприятия является ресурс в сети Интернет (сайт, портал), имеющий уникальный сетевой адрес (см. [6]).

4.2 Площадка проведения онлайн-мероприятия создается организатором мероприятия или оператором онлайн-мероприятия по поручению организатора. Доменную зону организации площадки выбирают в соответствии с целевой аудиторией и уровнем онлайн-мероприятия (см. [6]).

4.3 Сетевой адрес площадки проведения онлайн-мероприятия не может быть расположен на домене ниже третьего уровня и должен однозначно идентифицировать мероприятие на национальном языке (см. [6]).

4.4 Техническое и контентное сопровождение площадки онлайн-мероприятия (администрирование и модерирование) осуществляется организатором мероприятия или оператором онлайн-мероприятия по поручению организатора во все время подготовки и проведения онлайн-мероприятия. Необходимость и объем функционирования площадки после окончания мероприятия определяется организатором онлайн-мероприятия (см. [1]-[3], [6]).

4.5 Финансовые обязательства по содержанию площадки онлайн-мероприятия определяются договором между организатором и оператором онлайн-мероприятия (см. [1]-[3], [6], [8]).

4.6 Целевая функция площадки онлайн-мероприятия реализуется через использование специализированного комплекса программного обеспечения - онлайн-платформы, позволяющего всем участникам онлайн-мероприятия (пользователям интернет-ресурса) свободно обмениваться контентом, а также включающего локальную информационно-поисковую(ые) систему(ы) (см. [6]-[12]).

4.7 Структура площадки онлайн-мероприятия как интернет-ресурса должна включать, среди прочего, разделы общего описания мероприятия, интерактивную форму заявки на участие и других заявок, форму обратной связи, контактные данные ответственных лиц организатора и (или) оператора онлайн-мероприятия, политику конфиденциальности, включающую описание принципов сбора и обработки данных, в том числе персональных, и их раскрытия, защиты данных и рекомендации по безопасности пользователей (см. [6]).

4.8 Площадка онлайн-мероприятия может иметь открытую зону общего доступа и закрытую зону. Информация закрытой зоны, в том числе личного кабинета участника, не может быть раскрыта третьим лицам, за исключением случаев, установленных в нормативных правовых актах в сфере защиты информации и персональных данных (см. [6], [7]).

4.9 Оператор площадки онлайн-мероприятия не имеет права передавать информацию, полученную от участников онлайн-мероприятия, третьим лицам, включая организатора мероприятия, без разрешения участника, полученного через специальную форму на площадке онлайн-мероприятия (см. [6], [7]).

4.10 Использование организатором или оператором онлайн-мероприятия информации, полученной от участников и посетителей в ходе подготовки и проведения онлайн-мероприятия, после завершения онлайн-мероприятия возможно только при наличии зафиксированного разрешения на такое использование, полученного от участников и посетителей (см. [6], [7]).

4.11 При использовании многоязычных площадок требования по наполнению иноязычных разделов площадки определяются соглашением между организатором и оператором онлайн-мероприятия. Наличие разделов площадки на ином языке, кроме русского, указывается на главной странице площадки (интернет-ресурса) (см. [5], [16]).

4.12 Языком пользовательского интерфейса и контента интернет-площадки онлайн-мероприятия является русский язык. Допускается использование других языков по согласованию с организатором онлайн-мероприятия (см. [5], [16]).

5 Доступность площадки проведения онлайн-мероприятия

5.1 Онлайн-платформа мероприятия должна обеспечивать свободный доступ к площадке онлайн-мероприятия всем заинтересованным лицам (пользователям). Описания ограничений на доступ к отдельным разделам площадки (интернет-ресурса) должны быть размещены в текстовой или графической форме в явном виде на площадке. Попытка войти в закрытый раздел площадки без соответствующих разрешений должна быть блокирована программными средствами (см. [6], [9]-[12]).

5.2 При формировании структуры площадки (интернет-ресурса) должна быть предусмотрена интуитивно понятная для посетителей ресурса навигация по ресурсу. Карта ресурса должна быть размещена на площадке.

5.3 Может быть реализована версия площадки мероприятия для мобильных устройств (мобильная версия).

6 Требования к графическому оформлению площадки онлайн-мероприятия

6.1 Графическое оформление площадки выставочного, конгрессного, конгрессно-выставочного онлайн-мероприятия должно соответствовать целям и задачам мероприятия.

6.2 При использовании государственной символики Российской Федерации, органов государственной власти и государственных организаций искажения официальных цветов и форм отдельных элементов и символа в целом не допускается (см. [3], [4]).

6.3 Организатор онлайн-мероприятия и оператор онлайн-мероприятия обязаны принять меры к недопущению появления на площадке онлайн-мероприятия текстов и символов, любой информации, независимо от формы ее представления, запрещенных к использованию на территории Российской Федерации (см. [16]).

6.4 При наличии среди участников онлайн-мероприятия лиц или организаций, внесенных в реестр иностранных агентов, раздел площадки онлайн-мероприятия, посвященный данным лицам или организации, а также все упоминания о них должны быть промаркированы четко читаемым шрифтом по установленным Министерством юстиции Российской Федерации правилам без возможности несанкционированного удаления такой маркировки (см. [13]).

7 Требования к информационному обеспечению онлайн-мероприятия

7.1 Информационное обеспечение онлайн-мероприятия реализуется по двум направлениям: информационное сопровождение процессов организации и проведения онлайн-мероприятия и информационная поддержка онлайн-мероприятия.

7.2 Информационное сопровождение процессов организации и проведения онлайн-мероприятия осуществляется организатором и (или) оператором онлайн-мероприятия по поручению организатора посредством предоставления участникам онлайн-мероприятия своевременной, достоверной и полной информации об этапах подготовки онлайн-мероприятия и необходимых шагах по их реализации. Коммуникация между организатором, оператором и участником онлайн-мероприятия осуществляется по каналам связи, определенным в договоре на участие в онлайн-мероприятии, а также через личный кабинет участника на площадке онлайн-мероприятия (см. [18]).

7.3 Информационная поддержка онлайн-мероприятия реализуется на основе плана проведения информационной кампании онлайн-мероприятия (медиаплана), содержащего комплекс мер по подготовке и распространению информации об организаторе, операторе, целях, задачах, сроках и площадке проведения, участниках, программе, ходе и результатах онлайн-мероприятия. Целью реализации медиаплана является доведение подготовленной информации до возможно более широкого круга лиц и организаций через каналы средств массовой информации, социальных сетей, профильных интернет-ресурсов и сайтов организаций - участников онлайн-мероприятия.

При проведении информационных кампаний онлайн-мероприятия допускается проведение очных мероприятий для средств массовой информации (см. [14], [15], [18]).

7.4 Информационная кампания выставочного, конгрессного, конгрессно-выставочного онлайн-мероприятия, проводимого российским организатором и (или) оператором по поручению российского организатора, направленная исключительно на зарубежную аудиторию, выполняется на русском языке и на иностранном языке. Выбор иностранного языка для проведения информационной кампании онлайн-мероприятия проводится организатором и (или) оператором по поручению организатора из числа языков, являющих государственными в стране нахождения зарубежной аудитории или являющихся официальными языками Организации Объединенных Наций.

7.5 Особенности организации информационного обеспечения онлайн-мероприятия определяются организатором онлайн-мероприятия и реализуются организатором и (или) оператором онлайн-мероприятия в соответствии с указаниями организатора.

8 Порядок организации выставочного, конгрессного, конгрессно-выставочного онлайн-мероприятия

8.1 Порядок организации выставочного, конгрессного, конгрессно-выставочного онлайн-мероприятия определяется организаторами такого мероприятия в соответствии с их целями и задачами. Исходным документом для начала работ по организации и проведению выставочного, конгрессного, конгрессно-выставочного онлайн-мероприятия является документально оформленное решение организатора.

8.2 Особенности организации конкретного онлайн-мероприятия, в том числе требования к организации площадки, онлайн-платформе мероприятия, открытым и закрытым разделам площадки онлайн-мероприятия и другие особенности определяются организатором онлайн-мероприятия и закрепляются договором между организатором и оператором онлайн-мероприятия.

8.3 Выбор оператора онлайн-мероприятия осуществляется организатором онлайн-мероприятия в соответствии с действующим законодательством в данной сфере.

8.4 Организатор онлайн-мероприятия несет полную ответственность за действия оператора онлайн-мероприятия, если иное не предусмотрено договором с оператором онлайн-мероприятия и действующим законодательством (см. [1]).

9 Требования к безопасности онлайн-мероприятия

9.1 Обеспечение безопасности выставочного, конгрессного, конгрессно-выставочного онлайн-мероприятия включает в себя обеспечение информационной безопасности как комплекс мер технологической защиты площадки мероприятия от внешних угроз, в том числе несанкционированного доступа, обеспечение мониторинга внешней интернет-среды для выявления фишинговых сайтов и предупреждения о них участников и потенциально заинтересованных лиц, обеспечение охраны персональных данных участников и посетителей онлайн-мероприятия, обеспечение при необходимости использования систем безопасных платежей, обеспечение систем безопасного сбора, хранения и обработки информации участников и посетителей (см. [1], [6]-[9]).

9.2 Организатор онлайн-мероприятия и действующий по его поручению оператор онлайн-мероприятия несут ответственность за безопасность онлайн-мероприятия в соответствии с действующим законодательством в данной сфере (см. [1]) и условиями договора между организатором и оператором.

9.3 Организатор онлайн-мероприятия и действующий по его поручению оператор онлайн-мероприятия обязаны принять меры для предотвращения нарушения участниками действующего законодательства в сфере государственной тайны, экспортного контроля, коммерческой тайны, в том числе разработав рекомендации для участников и требования к участникам по представлению экспонатов и иной информации в рамках онлайн-мероприятия (см. [10]-[12]).

9.4 Оператор онлайн-мероприятия обязан размещать на площадке онлайн-мероприятия информацию о мерах по обеспечению безопасности интернет-ресурса (см. [18]).

Библиография